Business Process &
9 Modul SOP

SOP / Playbook Program Development v2

Dokumen: SOP dan Playbook Program Development
Klien: Yayasan Hutan Biru / Blue Forests (YHB)
Disusun oleh: Sanggabiz
Versi: v2.0 draft kerja
Tanggal: 21 Mei 2026

1. Objective

SOP ini mengatur cara Blue Forest mengembangkan program lintas divisi agar fokus dukungan organisasi tidak hanya embedded di landscape, tetapi menjadi portfolio program yang terstruktur, evidence-based, siap didanai, siap dijalankan, dan terus diperbaiki melalui monitoring, evaluasi, dan learning.

Program Development menjadi penghubung antara:

• Fokus program organisasi.
• Kebutuhan dan konteks landscape.
• Evidence sosial, ekonomi, ekologi, governance, pangan, livelihood, pendidikan, dan budaya masyarakat.
• Pipeline donor dan proposal.
• Workplan, budget, staffing, procurement, data, safeguarding, GEDSI, dan KMEL.
• Learning agenda, evaluation, adaptation, scale, replication, atau exit.

Tujuan praktisnya adalah membuat loop pengembangan program yang robust tetapi aplikatif: assess and sensemake, theory of change, co-design, readiness, implementation, monitoring, evaluation, learning, adaptation, scale/replication, dan exit.

2. Scope

SOP ini berlaku untuk:

• Pengembangan program baru.
• Redesign program yang sudah berjalan.
• Pengemasan program untuk donor/proposal.
• Pembelajaran dan replikasi program antar landscape.
• Evaluasi portfolio program lintas landscape.
• Integrasi 6 fokus program Blue Forest dan 1 fokus budaya masyarakat.

SOP ini tidak menggantikan SOP Partnership, KMEL, Keuangan, SDM, Logistik, Data Security, Safeguarding-GEDSI, atau Resilience Governance. SOP ini menjadi ruang koordinasi lintas divisi agar setiap program memiliki desain, delivery model, evidence plan, resourcing plan, dan learning loop yang jelas.

3. Kerangka teori dan rujukan praktis

Program Development v2 menggabungkan beberapa kerangka yang umum dipakai di development sector:

Sintesis untuk YHB:

1. Assessment: memahami konteks landscape dan masalah program.
2. Sensemaking: mengubah data menjadi problem statement dan opportunity statement.
3. Theory of Change: menjelaskan bagaimana perubahan diharapkan terjadi.
4. Co-design: merancang program bersama fungsi internal, komunitas, mitra, dan donor bila relevan.
5. Readiness: memastikan budget, staf, procurement, safeguarding, data, dan MEL siap sebelum implementasi.
6. Execution and adaptive management: menjalankan program dengan decision gate dan adaptation log.
7. Evaluation and learning: menguji hasil, asumsi, risiko, dan kontribusi program.
8. Scale, replication, integration, or exit: memutuskan masa depan program berbasis evidence.

4. Program focus portfolio 6+1

Program Development harus mengelola fokus program sebagai portfolio organisasi. Setiap landscape boleh memiliki kombinasi fokus berbeda, tetapi semua program harus bisa dipetakan ke portfolio 6+1 berikut.

5. Business process

5A. Jobs to Be Done (JTBD) sebagai dasar KPI

5A.1 Melakukan landscape and portfolio assessment

Outcome yang diharapkan: Blue Forest memiliki basis bukti untuk menentukan kebutuhan landscape, gap program, dan prioritas portfolio 6+1 fokus program.

PIC utama: Program Development Lead bersama KMEL dan landscape team.

Input minimum:

• Data landscape sosial, ekonomi, ekologi, governance, livelihood, pangan, pendidikan, dan budaya.
• Donor report, evidence pack, learning brief, dan evaluasi sebelumnya.
• Stakeholder map dan partner map.
• Data risiko safeguarding, GEDSI, konflik, legal, dan data sensitivity.
• Aspirasi komunitas dan pemerintah lokal.

Langkah teknis:

1. Kumpulkan dan review data sekunder sebelum melakukan assessment baru.
2. Identifikasi data gap dan tentukan apakah perlu rapid assessment, participatory assessment, atau study lebih mendalam.
3. Petakan stakeholder, hak akses, aktor adat/lokal, kelompok rentan, donor, pemerintah, dan mitra teknis.
4. Kelompokkan temuan ke dalam 6+1 fokus program.
5. Buat problem statement per fokus: masalah, penyebab, kelompok terdampak, evidence, asumsi, dan risiko.
6. Validasi temuan bersama landscape team, KMEL, Safeguarding-GEDSI, Data Security, dan perwakilan komunitas bila aman.

Output dan evidence wajib:

• Landscape assessment pack.
• Portfolio focus map 6+1.
• Problem/opportunity statement.
• Data gap list.
• Stakeholder and power map.
• Risk and safeguarding note.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Jangan melakukan assessment baru jika data lama cukup dan masih relevan.
• Data budaya, adat, lokasi sensitif, dan kelompok rentan harus diklasifikasikan sebelum dibagikan.
• Hasil assessment harus dibaca sebagai konteks hidup, bukan angka final yang tidak berubah.

5A.2 Menyusun Theory of Change dan program architecture

Outcome yang diharapkan: Setiap fokus program memiliki logika perubahan yang jelas, testable, dan bisa diterjemahkan menjadi proposal, workplan, MEL plan, dan pembelajaran.

PIC utama: Program Development Lead dan KMEL.

Input minimum:

• Problem/opportunity statement.
• Evidence review.
• Program focus map.
• Donor strategic fit bila ada.
• Community aspiration dan partner capability.

Langkah teknis:

1. Definisikan outcome jangka panjang dan intermediate outcome.
2. Rumuskan pathways of change: aktivitas, output, outcome, assumptions, risks, dan external factors.
3. Tentukan learning agenda: apa yang belum diketahui dan keputusan apa yang akan dibantu data.
4. Susun indicator logic dan evidence plan bersama KMEL.
5. Uji rancangan dengan OECD DAC lens: relevance, coherence, effectiveness, efficiency, impact, dan sustainability.
6. Validasi ToC lintas divisi dan dengan aktor landscape bila relevan.

Output dan evidence wajib:

• Theory of Change.
• Program architecture note.
• Learning agenda.
• Indicator and evidence plan.
• Assumption and risk register.
• ToC review checklist.

Kontrol kualitas dan risiko:

• ToC harus menunjukkan asumsi kritis, bukan hanya panah aktivitas ke output.
• Jika evidence lemah, program harus diposisikan sebagai pilot/action research, bukan klaim proven model.
• ToC harus cukup fleksibel untuk adaptation, tetapi cukup jelas untuk accountability.

5A.3 Melakukan cross-division program design and planning

Outcome yang diharapkan: Rancangan program siap masuk pipeline donor atau workplan internal karena budget, staf, procurement, data, safeguarding, dan mitra sudah dinilai.

PIC utama: Program Development Lead.

Input minimum:

• Program design brief.
• ToC dan learning agenda.
• Draft workplan dan milestone.
• Budget assumptions.
• Staffing, procurement, data, safeguarding, dan GEDSI notes.

Langkah teknis:

1. Buat program design brief yang memuat rationale, target group, geography, package kegiatan, outcome, indikator, budget logic, timeline, dan partner role.
2. Partnership menilai donor fit, value proposition, dan proposal packaging.
3. Finance menilai cost realism, indirect cost, tax, cash flow, dan donor eligibility.
4. SDM menilai staffing, consultant need, capacity gap, dan training plan.
5. Logistik menilai procurement, travel, asset, remote lead time, vendor readiness, dan delivery risk.
6. KMEL menilai baseline, indikator, tools, data flow, dashboard, dan evidence pack.
7. Data Security menilai data classification, access, storage, retention, dan consent.
8. Safeguarding-GEDSI menilai do-no-harm, inclusion, complaint channel, child/youth risk, dan power imbalance.
9. Buat clearance decision: ready, ready with conditions, revise, defer, atau reject.

Output dan evidence wajib:

• Program design brief.
• Cross-division design clearance.
• Budget and staffing assumptions.
• Procurement/travel/asset assumptions.
• Safeguarding-GEDSI and data security note.
• Proposal/workplan package bila ready.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Program tidak boleh masuk proposal jika budget, data, safeguarding, dan staffing belum realistis.
• Clearance bersyarat harus punya owner dan due date.
• Community culture tidak boleh dipakai sebagai narasi donor tanpa consent dan benefit logic yang jelas.

5A.4 Menjalankan implementation readiness and execution governance

Outcome yang diharapkan: Program dimulai setelah readiness minimum terpenuhi, bukan hanya karena proposal disetujui atau aktivitas landscape sudah dijadwalkan.

PIC utama: Program Manager.

Input minimum:

• Approved proposal atau internal workplan.
• Budget code.
• Workplan dan procurement plan.
• MEL plan dan reporting calendar.
• Risk register.
• Partner agreement atau role clarity.

Langkah teknis:

1. Lakukan implementation readiness review sebelum kickoff.
2. Pastikan owner, budget code, workplan, MEL plan, procurement plan, staffing, risk register, reporting calendar, dan data folder sudah tersedia.
3. Tetapkan governance cadence: weekly delivery check, monthly portfolio review, dan quarterly learning review.
4. Jalankan kickoff lintas divisi untuk memastikan semua fungsi membaca versi desain yang sama.
5. Gunakan issue and adaptation log untuk mencatat deviasi, risiko, perubahan konteks, dan keputusan penyesuaian.
6. Jika perubahan signifikan berdampak pada donor, budget, safeguarding, atau output, jalankan approval dan donor communication pathway.

Output dan evidence wajib:

• Implementation readiness checklist.
• Kickoff minutes.
• Workplan baseline.
• Issue and adaptation log.
• Updated risk register.
• Donor/reporting calendar.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Kickoff tidak boleh menggantikan readiness review.
• Evidence harus dikumpulkan selama implementasi, bukan menjelang report.
• Semua perubahan signifikan harus terdokumentasi.

5A.5 Melakukan monitoring, evaluation, learning, and adaptation

Outcome yang diharapkan: Monitoring dan evaluasi dipakai untuk memperbaiki program, bukan hanya memenuhi laporan donor.

PIC utama: KMEL dan Program Manager.

Input minimum:

• MEL plan.
• Indicator reference sheet.
• Monitoring data.
• Community feedback.
• Financial/procurement/staffing update.
• Risk and adaptation log.

Langkah teknis:

1. Review data indikator, output, outcome signal, cerita perubahan, risiko, dan feedback komunitas secara berkala.
2. Gunakan evaluasi formatif untuk memperbaiki implementasi saat program berjalan.
3. Gunakan evaluasi sumatif untuk menilai hasil pada milestone besar atau akhir program.
4. Terapkan CDC evaluation steps: assess context, describe program, focus evaluation questions, gather credible evidence, generate conclusions, dan act on findings.
5. Bandingkan hasil dengan ToC: asumsi mana yang benar, salah, atau perlu diuji ulang.
6. Buat adaptation decision: continue, adapt, pause, scale, integrate, exit, atau redesign.
7. Masukkan keputusan adaptasi ke workplan, proposal revision, donor communication, SOP, atau Kaizen backlog.

Output dan evidence wajib:

• Monitoring dashboard.
• Evaluation brief.
• Learning review note.
• Adaptation decision log.
• Revised workplan atau ToC bila diperlukan.
• Evidence pack.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Evaluasi tidak boleh berhenti pada temuan; harus ada action.
• Data kuantitatif dan kualitatif harus dibaca bersama konteks landscape.
• Feedback komunitas harus diperlakukan sebagai evidence, bukan lampiran kosmetik.

5A.6 Mengelola scale, replication, exit, and institutional learning

Outcome yang diharapkan: Program yang berhasil dapat diperluas atau direplikasi, sedangkan program yang tidak relevan bisa dihentikan dengan pembelajaran dan akuntabilitas.

PIC utama: Program Development Lead, Partnership, dan Resilience Governance.

Input minimum:

• Evaluation brief.
• Evidence strength assessment.
• Cost and resource analysis.
• Partner/community demand.
• Sustainability and exit options.
• Risk assessment.

Langkah teknis:

1. Nilai kesiapan scale/replication menggunakan evidence strength, cost, community demand, partner readiness, risk, dan sustainability.
2. Buat replication package berisi ToC, workplan, budget assumptions, tools, evidence, risk mitigation, dan minimum capacity.
3. Jika program harus keluar, buat exit/transition plan: ownership, asset, data, partner handover, dan sustainability pathway.
4. Buat learning brief yang menjelaskan apa yang bekerja, untuk siapa, dalam kondisi apa, dan apa yang tidak boleh direplikasi.
5. Masukkan insight ke donor pipeline, proposal design, SOP, dan Resilience Governance backlog.
6. Arsipkan program package agar landscape lain tidak mendesain dari nol.

Output dan evidence wajib:

• Scale/replication readiness note.
• Replication package.
• Exit/transition plan.
• Learning brief.
• Program archive.
• Portfolio decision record.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Program tidak boleh di-scale hanya karena disukai donor; harus ada evidence dan readiness.
• Exit harus menjaga relasi komunitas dan keberlanjutan manfaat.
• Replikasi harus adaptif terhadap konteks, bukan copy-paste antar landscape.

5B. KPI matrix dan proses pengukuran

5B.1 Ritme review KPI

1. KPI per design gate dicek sebelum proposal, kickoff, atau major redesign.
2. KPI bulanan/kuartalan dibahas dalam portfolio review lintas divisi.
3. KPI semesteran dan tahunan dibahas bersama Resilience Governance untuk menentukan Kaizen, capacity plan, atau strategic shift.
4. KPI merah harus memiliki corrective action, owner, due date, dan escalation route.

6. Procedure and guidelines

6.1 Portfolio assessment

Portfolio assessment dilakukan minimal tahunan dan saat ada perubahan besar pada landscape atau donor strategy. Assessment harus menjawab:

• Fokus program mana yang paling relevan di setiap landscape?
• Fokus mana yang memiliki evidence kuat, sedang, atau lemah?
• Fokus mana yang punya donor fit?
• Fokus mana yang membutuhkan riset atau pilot sebelum di-scale?
• Fokus mana yang sensitif secara budaya, sosial, politik, atau data?

6.2 Program design gate

Design gate adalah titik keputusan sebelum program masuk proposal atau implementasi.

6.3 Cross-division RACI

6.4 Evidence standard

Evidence program dapat berupa:

• Quantitative data: baseline, monitoring data, survey, ecological measures, food security data, livelihood data.
• Qualitative data: interview, FGD, story of change, participatory mapping, observation.
• Administrative data: budget absorption, procurement lead time, staffing, attendance, complaint log.
• Spatial/ecological data: GIS, hydrology, land cover, rehabilitation survival, biodiversity notes.
• Cultural/community evidence: oral history, local practice, customary governance, cultural calendar, community narrative with consent.

Evidence harus dinilai berdasarkan credibility, relevance, timeliness, ethics, and actionability.

6.5 Program focus packaging

Setiap fokus program harus memiliki reusable program package minimal:

1. Problem statement.
2. Theory of Change.
3. Target group and geography.
4. Core intervention package.
5. Optional/contextual intervention package.
6. Indicator and evidence plan.
7. Budget assumptions.
8. Staffing and partner roles.
9. Risk and safeguarding note.
10. Data classification note.
11. Learning agenda.
12. Proposal language bank.

7. Outputs

Output minimum Program Development:

1. Program portfolio map 6+1.
2. Landscape assessment pack.
3. Problem/opportunity statement.
4. Theory of Change.
5. Program design brief.
6. Design gate checklist.
7. Cross-division clearance sheet.
8. Implementation readiness checklist.
9. MEL/evidence plan.
10. Learning agenda.
11. Issue and adaptation log.
12. Evaluation brief.
13. Scale/replication readiness note.
14. Exit/transition plan.
15. Program archive.

8. Integrasi dengan SOP divisi

9. Risk mitigation

10. Approval matrix

11. Minimum templates

1. Program portfolio map 6+1.
2. Landscape assessment pack.
3. Problem/opportunity statement template.
4. Theory of Change canvas.
5. Learning agenda template.
6. Program design brief.
7. Design gate checklist.
8. Cross-division clearance sheet.
9. Implementation readiness checklist.
10. MEL/evidence plan template.
11. Issue and adaptation log.
12. Evaluation brief template.
13. Scale/replication readiness note.
14. Exit/transition plan.
15. Program archive index.

12. Changelog from SOP v2 architecture

SOP / Playbook Partnership v2

Dokumen: SOP dan Playbook Partnership
Klien: Yayasan Hutan Biru / Blue Forests (YHB)
Disusun oleh: Sanggabiz
Versi: v2.0 draft kerja
Tanggal: 21 Mei 2026

1. Objective

SOP ini mengatur proses pencarian donor, pengembangan proposal, negosiasi grant, handover ke tim implementasi, dan pengelolaan hubungan donor. Tujuannya memastikan setiap peluang pendanaan selaras dengan misi YHB, realistis secara operasional, dapat dipertanggungjawabkan secara finansial, dan sejak awal terhubung dengan logframe, budget, SDM, logistik, KMEL, safeguarding, dan data governance.

2. Scope

SOP ini berlaku untuk:

• Semua peluang donor, hibah, kontrak jasa, konsorsium, sub-grant, dan strategic partnership.
• Concept note, proposal penuh, budget, logframe, due diligence donor, negotiation, dan grant agreement.
• Handover internal setelah proposal disetujui.
• Donor relationship management selama grant berjalan sampai close-out.

Tidak termasuk dalam SOP ini: teknis pelaksanaan kegiatan lapangan, pembayaran, procurement, rekrutmen, dan pelaporan donor secara detail. Area tersebut diatur dalam SOP KMEL, Keuangan, Logistik, dan SDM.

3. Benchmark SOP 2019/2022

4. Principles

1. Mission fit first: peluang donor hanya dikejar jika selaras dengan mandat YHB.
2. No unfunded promise: target, deliverable, dan reporting tidak boleh dijanjikan tanpa budget, staffing, dan data plan yang realistis.
3. Compliance by design: syarat donor harus diterjemahkan ke budget code, workplan, evidence, reporting calendar, dan approval.
4. One handover pack: tidak ada grant yang berjalan sebelum handover lintas fungsi selesai.
5. Relationship continuity: Partnership tetap menjadi relationship owner walaupun implementasi dijalankan Program/KMEL.
6. Documented decision: go/no-go, proposal submission, negotiation, dan acceptance harus memiliki decision record.

5. Business process

5A. Jobs to Be Done (JTBD) sebagai dasar KPI

Bagian v2 ini menerjemahkan business process menjadi daftar pekerjaan utama divisi. Setiap JTBD menjadi dasar penyusunan KPI, pembagian PIC, dokumen kontrol, dan review kinerja. JTBD tidak menggantikan prosedur detail pada bagian berikutnya; JTBD menjadi pintu masuk praktis agar staf baru memahami pekerjaan inti, urutan kerja, bukti yang harus disimpan, dan indikator yang akan diukur.

5A.1 Mendapatkan donor grant

Outcome yang diharapkan: Pipeline donor bergerak dari opportunity sampai award dengan keputusan go/no-go yang jelas dan proposal yang realistis.

PIC utama: Partnership Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Donor pipeline tracker.
• Opportunity note atau donor brief.
• Strategic fit note.
• Budget dan compliance assumptions.
• Evidence plan dari KMEL.

Langkah teknis:

1. Update donor pipeline bulanan: nama donor, thematic fit, deadline, grant size, restriction, dan next action.
2. Buat opportunity note yang menjelaskan kesesuaian dengan misi YHB, landscape, kapasitas tim, risiko compliance, dan kebutuhan co-financing.
3. Jalankan go/no-go review bersama Direktur, Program, Finance, KMEL, SDM, Logistik, Data Security, dan Safeguarding-GEDSI.
4. Susun proposal pack: narasi, logframe, budget assumptions, staffing plan, procurement plan, evidence plan, dan compliance checklist.
5. Lakukan clearance final sebelum submission dan simpan proposal pack di folder grant dengan naming convention yang disepakati.
6. Jika award diterima, lakukan grant handover lintas fungsi paling lambat 10 hari kerja setelah agreement ditandatangani.

Output dan evidence wajib:

• Decision record atau register yang diperbarui.
• Proposal/donor/communication pack yang sudah disetujui.
• Handover atau relationship log.
• Evidence link dan next action.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Go/no-go dan proposal clearance harus terdokumentasi sebelum submission.
• Setiap klaim eksternal harus memiliki evidence owner dan data source.
• Perubahan komitmen donor wajib dicatat dalam negotiation atau relationship log.

KPI terkait: Donor pipeline health, Proposal quality clearance, Existing donor engagement, Brand evidence compliance.

5A.2 Melakukan engagement dengan existing donor

Outcome yang diharapkan: Relasi donor terjaga, donor memahami progres lapangan, dan isu penting tidak muncul tiba-tiba saat pelaporan.

PIC utama: Partnership Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Donor pipeline tracker.
• Opportunity note atau donor brief.
• Strategic fit note.
• Budget dan compliance assumptions.
• Evidence plan dari KMEL.

Langkah teknis:

1. Buat donor relationship map berisi focal point, preferensi komunikasi, kalender reporting, dan isu sensitif.
2. Kirim update berkala melalui newsletter, learning note, atau donor brief dengan bukti foto, data capaian, dan narasi pembelajaran.
3. Catat semua komunikasi material dalam donor relationship log, termasuk pertanyaan, komitmen, dan tindak lanjut.
4. Koordinasikan donor visit dengan Program, Logistik, Safeguarding-GEDSI, dan komunitas agar aman, etis, dan sesuai konteks landscape.
5. Eskalasi isu kontraktual atau reputasional ke Direktur sebelum pesan eksternal dikirim.

Output dan evidence wajib:

• Decision record atau register yang diperbarui.
• Proposal/donor/communication pack yang sudah disetujui.
• Handover atau relationship log.
• Evidence link dan next action.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Go/no-go dan proposal clearance harus terdokumentasi sebelum submission.
• Setiap klaim eksternal harus memiliki evidence owner dan data source.
• Perubahan komitmen donor wajib dicatat dalam negotiation atau relationship log.

KPI terkait: Donor pipeline health, Proposal quality clearance, Existing donor engagement, Brand evidence compliance.

5A.3 Melakukan komunikasi brand Blue Forest

Outcome yang diharapkan: Publik, donor, mitra, dan komunitas memahami kerja Blue Forest melalui pesan yang konsisten, etis, dan berbasis bukti.

PIC utama: Partnership Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Donor pipeline tracker.
• Opportunity note atau donor brief.
• Strategic fit note.
• Budget dan compliance assumptions.
• Evidence plan dari KMEL.

Langkah teknis:

1. Tetapkan kalender konten bulanan yang menghubungkan momen program, donor reporting, knowledge product, dan agenda advokasi.
2. Ambil materi dari evidence pack yang sudah disetujui KMEL dan cek consent, safeguarding, serta sensitivitas data sebelum publikasi.
3. Tulis pesan utama dengan bahasa yang tidak mengeksploitasi komunitas dan tidak mengklaim capaian tanpa bukti.
4. Review konten high-risk bersama Program, KMEL, dan Safeguarding-GEDSI sebelum dipublikasikan.
5. Pantau performa kanal komunikasi dan masukkan insight ke donor engagement serta proposal berikutnya.

Output dan evidence wajib:

• Decision record atau register yang diperbarui.
• Proposal/donor/communication pack yang sudah disetujui.
• Handover atau relationship log.
• Evidence link dan next action.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Go/no-go dan proposal clearance harus terdokumentasi sebelum submission.
• Setiap klaim eksternal harus memiliki evidence owner dan data source.
• Perubahan komitmen donor wajib dicatat dalam negotiation atau relationship log.

KPI terkait: Donor pipeline health, Proposal quality clearance, Existing donor engagement, Brand evidence compliance.

5B. KPI matrix dan proses pengukuran

KPI v2 mengukur apakah JTBD benar-benar berjalan, bukan hanya apakah dokumen SOP tersedia. Setiap KPI harus memiliki sumber data, PIC, ritme review, dan tindak lanjut korektif. Jika target tidak tercapai, PIC wajib menjelaskan akar masalah, tindakan perbaikan, dan tanggal review berikutnya.

5B.1 Ritme review KPI

1. PIC memperbarui data KPI sesuai frekuensi yang tercantum pada matrix.
2. Supervisor atau lead divisi melakukan spot check atas sumber data dan bukti pendukung.
3. Hasil KPI dibahas dalam review divisi bulanan atau kuartalan, tergantung jenis indikator.
4. KPI berstatus kuning atau merah harus memiliki corrective action, owner, due date, dan escalation note bila membutuhkan keputusan manajemen.
5. KPI yang tiga periode berturut-turut tidak relevan harus direvisi melalui management review, bukan diabaikan diam-diam.
6. Ringkasan KPI lintas divisi dapat dipakai sebagai bahan Kaizen, internal audit, dan Resilience Governance.

6. Procedure and guidelines

6.1 Donor intelligence and pipeline

Partnership wajib memelihara donor pipeline minimal berisi:

• Nama donor dan contact person.
• Fokus pendanaan, negara/wilayah, tema, nilai indikatif, deadline.
• Fit dengan strategi YHB.
• Kewajiban compliance utama.
• Status: monitor, qualify, concept, proposal, negotiation, awarded, declined, closed.
• Next action dan owner.

Donor pipeline direview minimal bulanan oleh Partnership dan Direktur, dan triwulanan bersama Advisor, KMEL, dan Finance untuk menilai prioritas proposal.

6.2 Go/no-go review

Sebelum membuat proposal penuh, Partnership menyiapkan opportunity note berisi:

• Donor objective dan call requirement.
• Relevansi dengan strategi YHB.
• Landscape dan pendekatan program yang relevan.
• Estimasi nilai, durasi, co-financing, dan restricted cost.
• Compliance burden: audit, reporting, procurement, safeguarding, data, evaluation.
• Risiko reputasi, legal, operasional, dan keamanan lapangan.
• Rekomendasi go/no-go.

Keputusan go/no-go disetujui Direktur. Untuk peluang bernilai besar, multi-year, konsorsium, atau berisiko tinggi, Direktur dapat meminta clearance Dewan Pengurus/Pembina sesuai delegation of authority.

6.3 Proposal design

Partnership mengkoordinir proposal design dengan kontribusi fungsi berikut:

Proposal tidak boleh disubmit sebelum Finance menyatakan budget clear dan KMEL menyatakan logframe/evidence plan dapat dipantau.

6.4 Negotiation and donor query

Semua donor query dicatat dalam negotiation log. Partnership menjadi coordinator, tetapi jawaban teknis harus disetujui owner terkait:

• Jawaban teknis oleh Advisor/Program.
• Jawaban indikator/evidence/reporting oleh KMEL.
• Jawaban budget/finance/compliance oleh Finance.
• Jawaban staffing oleh SDM.
• Jawaban procurement/asset/travel oleh Logistik.
• Jawaban legal/strategic risk oleh Direktur.

Setiap revisi proposal harus menyimpan version history.

6.5 Grant agreement review

Sebelum kontrak donor ditandatangani, Partnership membuat grant agreement review checklist:

• Nilai, mata uang, periode, termin pembayaran.
• Deliverables dan reporting schedule.
• Audit/evaluation requirements.
• Procurement and asset rules.
• Branding/visibility rules.
• Safeguarding, anti-terrorism, anti-fraud, data privacy clauses.
• IP, publication, and data ownership.
• Termination and dispute clauses.
• Cash flow risk.

Direktur menandatangani kontrak setelah clearance minimum dari Finance, KMEL, dan Advisor. Legal/tax review dilakukan jika klausul kompleks atau eksposur material.

6.6 Grant handover

Grant tidak boleh mulai diimplementasikan sebelum handover meeting selesai. Handover pack minimal berisi:

• Proposal final.
• Grant agreement final.
• Approved budget and budget notes.
• Logframe/MEL framework.
• Donor reporting calendar.
• Donor compliance checklist.
• Contact donor and communication protocol.
• Procurement, staffing, travel, and asset assumptions.
• Risk register awal.
• Folder structure and document control owner.

KMEL menjadi owner untuk mengubah handover pack menjadi MEL plan dan workplan monitoring. Finance menjadi owner budget setup. SDM dan Logistik membuat setup rencana pendukung.

6.7 Donor stewardship

Partnership memelihara donor relationship log:

• Meeting notes.
• Informal update.
• Donor visit.
• Query and response.
• Renewal opportunity.
• Feedback and satisfaction.

Semua komunikasi strategis dengan donor harus terdokumentasi. Komunikasi teknis harian boleh dilakukan oleh Program/KMEL/Finance, tetapi Partnership harus diinformasikan untuk isu material.

7. Outputs

8. Integrasi Data Security dan Safeguarding-GEDSI

9. Risk mitigation

10. Approval matrix

11. Minimum templates

1. Donor pipeline register.
2. Opportunity note and go/no-go form.
3. Proposal clearance sheet.
4. Budget assumptions sheet.
5. Donor query/negotiation log.
6. Grant agreement review checklist.
7. Grant handover checklist.
8. Donor relationship log.

12. KPI and management review

13. Changelog from SOP 2019/2022

Appendix v2 - perubahan dari v1

• Menambahkan Jobs to Be Done (JTBD) sebagai jembatan antara business process, prosedur teknis, dan KPI divisi.
• Menambahkan KPI matrix v2 dengan indikator, target, frekuensi ukur, sumber data, PIC, dan proses tindak lanjut.
• Menjaga seluruh prosedur v1 sebagai dasar, lalu memperluasnya agar lebih mudah dipakai untuk onboarding, review kinerja, audit internal, dan Resilience Governance.

SOP / Playbook Logistik dan Procurement v2

Dokumen: SOP dan Playbook Logistik, Procurement, Travel, dan Asset
Klien: Yayasan Hutan Biru / Blue Forests (YHB)
Disusun oleh: Sanggabiz
Versi: v2.0 draft kerja
Tanggal: 21 Mei 2026

1. Objective

SOP ini mengatur pengadaan barang/jasa, dukungan logistik kegiatan dan perjalanan, vendor management, asset management, stock control, disposal, dan dukungan operasional landscape. Tujuannya memastikan kebutuhan program tersedia tepat waktu, transparan, hemat biaya, sesuai donor rule, dan memiliki audit trail yang kuat.

2. Scope

SOP ini berlaku untuk:

• Pengadaan barang, jasa, sewa, event support, transportasi, akomodasi, konsumsi, dan kebutuhan kantor.
• Pengadaan untuk kantor pusat, kantor/site/landscape, dan kegiatan lapangan.
• Vendor onboarding, quotation, bid evaluation, purchase order/contract, receiving, dan payment support.
• Pengelolaan aset dan inventory dari pembelian sampai disposal/transfer.
• Travel logistics dan dukungan remote area.

3. Benchmark SOP 2019/2022

4. Principles

1. Best value for money: keputusan tidak hanya harga terendah, tetapi kualitas, risiko, waktu, after-sales, dan donor compliance.
2. Transparent and competitive: kompetisi vendor dilakukan sesuai threshold dan didokumentasikan.
3. No split purchase: pembelian tidak boleh dipecah untuk menghindari threshold approval.
4. Conflict checked: requester, evaluator, dan approver wajib menyatakan tidak ada konflik kepentingan untuk pengadaan material.
5. Plan before buy: kebutuhan rutin harus masuk procurement plan.
6. Evidence before payment: pembayaran vendor hanya diproses setelah bukti penerimaan barang/jasa lengkap.
7. Remote fit: lokasi remote boleh memakai exception, tetapi tetap wajib justifikasi dan audit trail.

5. Business process

5A. Jobs to Be Done (JTBD) sebagai dasar KPI

Bagian v2 ini menerjemahkan business process menjadi daftar pekerjaan utama divisi. Setiap JTBD menjadi dasar penyusunan KPI, pembagian PIC, dokumen kontrol, dan review kinerja. JTBD tidak menggantikan prosedur detail pada bagian berikutnya; JTBD menjadi pintu masuk praktis agar staf baru memahami pekerjaan inti, urutan kerja, bukti yang harus disimpan, dan indikator yang akan diukur.

5A.1 Procure barang sederhana berbasis klaster tetapi akuntabel

Outcome yang diharapkan: Kebutuhan operasional dan program terpenuhi cepat tanpa mengorbankan transparansi, value for money, dan audit trail.

PIC utama: Logistics Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Purchase request atau travel request lengkap.
• Budget code dan donor rule.
• Spesifikasi barang/jasa atau itinerary.
• Vendor/asset/travel tracker.
• Approval sesuai matrix.

Langkah teknis:

1. Terima purchase request yang memuat kebutuhan, budget code, spesifikasi minimum, tanggal dibutuhkan, dan justifikasi program.
2. Kelompokkan pembelian sederhana berdasarkan klaster kebutuhan atau lokasi agar efisien dan tidak memecah transaksi untuk menghindari threshold.
3. Cek threshold procurement, donor rule, conflict of interest, dan daftar vendor yang layak.
4. Kumpulkan quotation sesuai threshold atau tulis justifikasi single source/emergency procurement jika diperlukan.
5. Buat bid comparison dan rekomendasi vendor, lalu minta approval sesuai matrix.
6. Verifikasi penerimaan barang/jasa dengan goods received note sebelum dokumen dikirim ke Finance untuk pembayaran.

Output dan evidence wajib:

• Procurement/travel/asset file lengkap.
• Approval record.
• Delivery atau receiving evidence.
• Tracker yang diperbarui.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Anti-split purchase dicek sebelum metode procurement dipilih.
• Conflict of interest dan threshold donor dicek untuk transaksi material.
• Barang/jasa tidak dikirim ke Finance sebelum receiving evidence lengkap.

KPI terkait: Procurement cycle time, Audit-ready procurement file, Asset register accuracy, Travel logistics settlement.

5A.2 Manajemen aset

Outcome yang diharapkan: Aset organisasi dan donor-funded asset tercatat, digunakan sesuai tujuan, dirawat, dan siap saat audit atau close-out.

PIC utama: Logistics Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Purchase request atau travel request lengkap.
• Budget code dan donor rule.
• Spesifikasi barang/jasa atau itinerary.
• Vendor/asset/travel tracker.
• Approval sesuai matrix.

Langkah teknis:

1. Catat aset baru ke asset register dengan kode aset, sumber dana, lokasi, pengguna, nilai, tanggal beli, dan dokumen pendukung.
2. Tempel label aset dan serahkan dengan asset handover form kepada pengguna atau landscape owner.
3. Lakukan stock opname minimal semesteran dan cocokkan fisik aset dengan register.
4. Catat perpindahan, kerusakan, kehilangan, perbaikan, dan disposal dengan approval sesuai aturan donor dan organisasi.
5. Saat grant close-out, siapkan daftar aset donor-funded dan rekomendasi transfer, retain, atau disposal.

Output dan evidence wajib:

• Procurement/travel/asset file lengkap.
• Approval record.
• Delivery atau receiving evidence.
• Tracker yang diperbarui.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Anti-split purchase dicek sebelum metode procurement dipilih.
• Conflict of interest dan threshold donor dicek untuk transaksi material.
• Barang/jasa tidak dikirim ke Finance sebelum receiving evidence lengkap.

KPI terkait: Audit-ready procurement file, Asset register accuracy.

5A.3 Delivery barang ke lapangan

Outcome yang diharapkan: Barang sampai ke lokasi yang benar, diterima pihak yang berwenang, dan bukti pengiriman tersimpan rapi.

PIC utama: Logistics Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Purchase request atau travel request lengkap.
• Budget code dan donor rule.
• Spesifikasi barang/jasa atau itinerary.
• Vendor/asset/travel tracker.
• Approval sesuai matrix.

Langkah teknis:

1. Konfirmasi alamat, PIC penerima, jadwal, kondisi akses, dan kebutuhan packaging sebelum pengiriman.
2. Siapkan delivery note berisi item, kuantitas, kondisi barang, nomor aset bila relevan, dan instruksi penerimaan.
3. Pilih moda pengiriman berdasarkan risiko, biaya, urgensi, dan keamanan barang.
4. Monitor status pengiriman dan informasikan keterlambatan ke requester serta Finance jika berdampak pada pembayaran.
5. Minta tanda terima, foto barang, atau bukti penerimaan digital, lalu arsipkan di folder procurement terkait.

Output dan evidence wajib:

• Procurement/travel/asset file lengkap.
• Approval record.
• Delivery atau receiving evidence.
• Tracker yang diperbarui.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Anti-split purchase dicek sebelum metode procurement dipilih.
• Conflict of interest dan threshold donor dicek untuk transaksi material.
• Barang/jasa tidak dikirim ke Finance sebelum receiving evidence lengkap.

KPI terkait: Procurement cycle time, Audit-ready procurement file, Travel logistics settlement.

5A.4 Logistik perjalanan dinas

Outcome yang diharapkan: Perjalanan dinas aman, efisien, sesuai budget, dan memiliki dokumen pendukung lengkap.

PIC utama: Logistics Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Purchase request atau travel request lengkap.
• Budget code dan donor rule.
• Spesifikasi barang/jasa atau itinerary.
• Vendor/asset/travel tracker.
• Approval sesuai matrix.

Langkah teknis:

1. Terima travel request yang memuat tujuan, itinerary, peserta, budget code, risk note, dan approval supervisor.
2. Cek rate perjalanan dinas, pilihan transportasi, akomodasi, keamanan lokasi, dan kebutuhan asuransi atau surat tugas.
3. Koordinasikan tiket, kendaraan, penginapan, advance, dan dokumen perjalanan dengan requester dan Finance.
4. Pastikan peserta menerima brief perjalanan, kontak darurat, dan kewajiban penyimpanan bukti biaya.
5. Setelah perjalanan, kumpulkan boarding pass, receipt, laporan singkat, dan settlement sesuai timeline Finance.

Output dan evidence wajib:

• Procurement/travel/asset file lengkap.
• Approval record.
• Delivery atau receiving evidence.
• Tracker yang diperbarui.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Anti-split purchase dicek sebelum metode procurement dipilih.
• Conflict of interest dan threshold donor dicek untuk transaksi material.
• Barang/jasa tidak dikirim ke Finance sebelum receiving evidence lengkap.

KPI terkait: Procurement cycle time, Audit-ready procurement file, Asset register accuracy, Travel logistics settlement.

5B. KPI matrix dan proses pengukuran

KPI v2 mengukur apakah JTBD benar-benar berjalan, bukan hanya apakah dokumen SOP tersedia. Setiap KPI harus memiliki sumber data, PIC, ritme review, dan tindak lanjut korektif. Jika target tidak tercapai, PIC wajib menjelaskan akar masalah, tindakan perbaikan, dan tanggal review berikutnya.

5B.1 Ritme review KPI

1. PIC memperbarui data KPI sesuai frekuensi yang tercantum pada matrix.
2. Supervisor atau lead divisi melakukan spot check atas sumber data dan bukti pendukung.
3. Hasil KPI dibahas dalam review divisi bulanan atau kuartalan, tergantung jenis indikator.
4. KPI berstatus kuning atau merah harus memiliki corrective action, owner, due date, dan escalation note bila membutuhkan keputusan manajemen.
5. KPI yang tiga periode berturut-turut tidak relevan harus direvisi melalui management review, bukan diabaikan diam-diam.
6. Ringkasan KPI lintas divisi dapat dipakai sebagai bahan Kaizen, internal audit, dan Resilience Governance.

6. Procurement method

Nilai threshold mengikuti approval matrix YHB yang disahkan. Sampai matrix baru difinalkan, struktur kontrol mengacu pada level lama SOP 2019 dan harus divalidasi ulang:

Jika donor memiliki threshold lebih ketat, donor rule berlaku.

7. Procedure and guidelines

7.1 Procurement planning

Setiap program wajib menyusun procurement plan 3 bulanan berdasarkan workplan. Procurement plan memuat:

• Nama kegiatan dan budget code.
• Barang/jasa yang dibutuhkan.
• Estimasi nilai.
• Lokasi pengiriman.
• Lead time.
• Metode procurement.
• Requester dan approver.
• Donor rule khusus.

Kebutuhan mendadak yang tidak ada di procurement plan harus masuk exception log dengan justifikasi.

7.2 Purchase requisition

Requester mengajukan purchase requisition (PR) dengan informasi:

• Tujuan pembelian.
• Spesifikasi teknis yang cukup jelas tetapi tidak mengunci ke vendor tertentu kecuali ada justifikasi.
• Quantity, lokasi, deadline, budget code.
• Donor/program.
• Bukti bahwa kebutuhan masuk TOR/workplan atau sudah disetujui.

Logistik memeriksa kelengkapan PR dan memilih metode procurement berdasarkan threshold.

7.3 Vendor onboarding and due diligence

Vendor master wajib dibuat dan diupdate. Minimum data vendor:

• Nama legal/usaha dan contact.
• NIK/NPWP jika tersedia.
• Rekening bank atas nama vendor.
• Alamat dan jenis jasa/barang.
• Referensi pengalaman jika pengadaan material.
• Screening sederhana terhadap konflik kepentingan, reputasi, dan daftar hitam donor jika ada.

Vendor baru untuk pengadaan material harus melalui due diligence minimum sebelum dipakai.

7.4 Conflict of interest

COI declaration wajib untuk:

• Pengadaan di atas threshold material.
• Vendor yang memiliki hubungan keluarga, bisnis, atau personal dengan staf.
• Pengadaan single source.
• Pengadaan emergency.

Staf yang memiliki konflik tidak boleh menjadi evaluator atau approver.

7.5 Anti-split purchase

Pengadaan dianggap split purchase jika:

• Barang/jasa sejenis dibeli beberapa kali dalam waktu dekat untuk menghindari threshold.
• Kebutuhan satu kegiatan dipecah menjadi beberapa PR tanpa alasan operasional.
• Vendor yang sama menerima beberapa order kecil untuk kebutuhan yang sejak awal dapat diprediksi.

Split purchase dilarang. Jika pembelian bertahap memang diperlukan karena lokasi remote, supply terbatas, atau cashflow donor, alasan harus ditulis dalam procurement file dan disetujui oleh approver yang relevan.

7.6 Evaluation and approval

Bid evaluation harus mempertimbangkan:

• Harga.
• Kesesuaian spesifikasi.
• Delivery time.
• Kualitas/reputasi vendor.
• Garansi/after-sales.
• Risiko lokasi dan keamanan.
• Donor compliance.

Approval mengikuti matrix nilai. Requester tidak boleh menjadi approver akhir untuk pembeliannya sendiri.

7.7 Purchase order, contract, and delivery

Untuk pengadaan material, PO/contract harus memuat:

• Spesifikasi dan quantity.
• Harga, pajak, dan termin pembayaran.
• Delivery date and location.
• Acceptance criteria.
• Warranty/return terms.
• Safeguarding/anti-fraud clause jika vendor berinteraksi dengan komunitas.

Pembayaran hanya boleh diproses setelah goods received note atau service completion note ditandatangani requester/penerima.

7.8 Remote area and emergency procurement

Remote procurement boleh menggunakan simplifikasi jika:

• Vendor terbatas.
• Koneksi dan transport terbatas.
• Kegiatan mendesak dan penundaan menimbulkan risiko program/safety.

Namun tetap wajib ada:

• Justifikasi tertulis.
• Bukti harga wajar sejauh mungkin.
• Approval sebelum pembelian jika memungkinkan.
• Dokumentasi foto/barang diterima.
• Exception log.

7.9 Travel logistics

Travel support harus terhubung dengan approved TOR/Travel Authorization:

• Tiket, akomodasi, transport lokal, per diem, dan kendaraan harus mengacu rate card.
• Perubahan jadwal harus disetujui oleh approver perjalanan.
• Perjalanan high-risk/remote harus punya travel risk check, contact point, dan check-in protocol.
• Klaim perjalanan melewati batas waktu harus masuk exception approval.

7.10 Asset management

Barang yang memenuhi definisi aset harus:

• Dicatat dalam asset register.
• Diberi nomor/tag aset.
• Ditunjuk custodian/pengguna.
• Dilengkapi asset handover form.
• Dicek minimal tahunan atau saat close-out grant.

Asset donor mengikuti rule donor untuk transfer, disposal, atau retention.

7.11 Disposal and transfer

Disposal/write-off/hibah/transfer aset wajib memuat:

• Alasan disposal.
• Kondisi aset.
• Nilai buku/estimasi.
• Foto bila relevan.
• Rekomendasi Logistics dan Finance.
• Approval Direktur atau sesuai matrix.
• Donor approval jika diwajibkan.

8. Outputs

9. Integrasi Data Security dan Safeguarding-GEDSI

10. Risk mitigation

11. Approval matrix

12. Minimum templates

1. Procurement plan.
2. Purchase requisition.
3. Specification/TOR template.
4. Vendor registration form.
5. COI declaration.
6. Quotation comparison/bid evaluation.
7. Purchase order/contract.
8. Goods received note/service completion note.
9. Asset handover form.
10. Asset disposal/transfer form.
11. Emergency procurement justification.

13. KPI and management review

14. Changelog from SOP 2019/2022

Appendix v2 - perubahan dari v1

• Menambahkan Jobs to Be Done (JTBD) sebagai jembatan antara business process, prosedur teknis, dan KPI divisi.
• Menambahkan KPI matrix v2 dengan indikator, target, frekuensi ukur, sumber data, PIC, dan proses tindak lanjut.
• Menjaga seluruh prosedur v1 sebagai dasar, lalu memperluasnya agar lebih mudah dipakai untuk onboarding, review kinerja, audit internal, dan Resilience Governance.

SOP / Playbook SDM v2

Dokumen: SOP dan Playbook SDM / People Management
Klien: Yayasan Hutan Biru / Blue Forests (YHB)
Disusun oleh: Sanggabiz
Versi: v2.0 draft kerja
Tanggal: 21 Mei 2026

1. Objective

SOP ini mengatur siklus SDM dari workforce planning, job grading, rekrutmen, kontrak, onboarding, timesheet, learning and development, performance management, promosi, perubahan kompensasi, grievance, safeguarding interface, sampai exit. Tujuannya memastikan YHB memiliki sistem people management yang adil, transparan, patuh hukum, mendukung kerja multi-landscape, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada donor.

2. Scope

SOP ini berlaku untuk:

• Staf tetap/pengurus, staf proyek/PKWT, staf temporer, konsultan, volunteer, intern, enumerator, fasilitator, dan tenaga harian.
• Seluruh proses rekrutmen, kontrak, onboarding, performance, learning, promotion, disciplinary, grievance, dan exit.
• Hubungan SDM dengan Finance, Logistics, KMEL, Partnership, dan Program.

3. Benchmark SOP 2019/2022

4. Principles

1. Equal opportunity: rekrutmen dan pengembangan berbasis kualifikasi, kompetensi, dan nilai organisasi.
2. Clear role and grade: setiap posisi harus punya job description, grade, supervisor, dan expected competency.
3. Pay fairness: kompensasi mengikuti salary band yang disahkan, budget donor, dan regulasi.
4. Performance as development: evaluasi kinerja dipakai untuk perbaikan, promosi, L&D, dan tindakan korektif.
5. Duty of care: YHB bertanggung jawab atas keselamatan, safeguarding, dan dukungan kerja staf di kantor maupun landscape.
6. No informal people decision: rekrutmen, promosi, kenaikan grade, disciplinary, dan exit harus terdokumentasi.
7. Data privacy: personal file hanya diakses oleh pihak berwenang.

5. Business process

5A. Jobs to Be Done (JTBD) sebagai dasar KPI

Bagian v2 ini menerjemahkan business process menjadi daftar pekerjaan utama divisi. Setiap JTBD menjadi dasar penyusunan KPI, pembagian PIC, dokumen kontrol, dan review kinerja. JTBD tidak menggantikan prosedur detail pada bagian berikutnya; JTBD menjadi pintu masuk praktis agar staf baru memahami pekerjaan inti, urutan kerja, bukti yang harus disimpan, dan indikator yang akan diukur.

5A.1 Hiring

Outcome yang diharapkan: Kebutuhan talenta dipenuhi secara adil, transparan, sesuai budget, dan terdokumentasi.

PIC utama: HR/SDM Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Workforce plan atau people request.
• Job description, grade, dan budget availability.
• Performance evidence atau development need.
• Kontrak atau personnel file.
• Approval supervisor/manajemen.

Langkah teknis:

1. Validasi workforce request: kebutuhan posisi, JD, grade, lokasi, durasi kontrak, budget availability, dan approval.
2. Publikasikan lowongan dengan kriteria yang jelas serta bahasa yang inklusif.
3. Screening kandidat menggunakan scoring sheet dan conflict of interest declaration untuk panel.
4. Lakukan interview berbasis kompetensi, reference check, dan dokumentasi keputusan.
5. Kirim offering, kontrak, dan onboarding checklist setelah approval final.

Output dan evidence wajib:

• Personnel file atau HR register yang diperbarui.
• Approval memo/checklist.
• Evidence performa atau handover.
• Access dan asset follow-up bila relevan.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Keputusan people management harus berbasis evidence dan dokumen persetujuan.
• Panel dan supervisor wajib menjaga fairness, non-discrimination, dan confidentiality.
• Perubahan role, kontrak, akses, dan aset harus masuk checklist SDM.

KPI terkait: Hiring lead time, Onboarding completion, Performance review completion, Exit clearance completion.

5A.2 Developing

Outcome yang diharapkan: Staf berkembang berdasarkan kebutuhan peran, gap kompetensi, dan arah organisasi.

PIC utama: HR/SDM Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Workforce plan atau people request.
• Job description, grade, dan budget availability.
• Performance evidence atau development need.
• Kontrak atau personnel file.
• Approval supervisor/manajemen.

Langkah teknis:

1. Kumpulkan kebutuhan pengembangan dari performance review, supervisor input, dan prioritas organisasi.
2. Buat individual development plan yang memuat skill target, aktivitas belajar, mentor, waktu, dan evidence.
3. Prioritaskan pelatihan yang mendukung compliance, program quality, leadership, data, dan keselamatan kerja.
4. Evaluasi hasil belajar dengan penerapan nyata di pekerjaan, bukan hanya kehadiran pelatihan.
5. Masukkan pembelajaran lintas staf ke knowledge sharing internal.

Output dan evidence wajib:

• Personnel file atau HR register yang diperbarui.
• Approval memo/checklist.
• Evidence performa atau handover.
• Access dan asset follow-up bila relevan.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Keputusan people management harus berbasis evidence dan dokumen persetujuan.
• Panel dan supervisor wajib menjaga fairness, non-discrimination, dan confidentiality.
• Perubahan role, kontrak, akses, dan aset harus masuk checklist SDM.

KPI terkait: Performance review completion, Exit clearance completion.

5A.3 Promoting

Outcome yang diharapkan: Promosi dan peningkatan peran dilakukan berbasis bukti performa, kebutuhan organisasi, dan fairness.

PIC utama: HR/SDM Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Workforce plan atau people request.
• Job description, grade, dan budget availability.
• Performance evidence atau development need.
• Kontrak atau personnel file.
• Approval supervisor/manajemen.

Langkah teknis:

1. Supervisor mengajukan promotion memo berisi rekam performa, scope baru, grade, dan budget implication.
2. SDM mengecek konsistensi grade, equity, masa kerja, dan dokumen performance review.
3. Panel manajemen membahas kesiapan, risiko, dan support transisi.
4. Direktur memberi approval final sesuai matrix kewenangan.
5. SDM menerbitkan perubahan kontrak atau addendum dan memperbarui struktur organisasi.

Output dan evidence wajib:

• Personnel file atau HR register yang diperbarui.
• Approval memo/checklist.
• Evidence performa atau handover.
• Access dan asset follow-up bila relevan.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Keputusan people management harus berbasis evidence dan dokumen persetujuan.
• Panel dan supervisor wajib menjaga fairness, non-discrimination, dan confidentiality.
• Perubahan role, kontrak, akses, dan aset harus masuk checklist SDM.

KPI terkait: Hiring lead time, Performance review completion.

5A.4 Demoting atau performance improvement

Outcome yang diharapkan: Ketidakcocokan performa ditangani adil, terdokumentasi, dan memberi kesempatan perbaikan yang realistis.

PIC utama: HR/SDM Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Workforce plan atau people request.
• Job description, grade, dan budget availability.
• Performance evidence atau development need.
• Kontrak atau personnel file.
• Approval supervisor/manajemen.

Langkah teknis:

1. Supervisor mencatat gap performa dengan contoh evidence, dampak pekerjaan, dan ekspektasi yang belum terpenuhi.
2. SDM memfasilitasi performance improvement plan berisi target, dukungan, timeline, dan check-in berkala.
3. Jika target tidak tercapai, lakukan review bersama supervisor, SDM, dan manajemen untuk opsi role adjustment, demotion, atau termination sesuai hukum.
4. Pastikan seluruh keputusan terdokumentasi dan dikomunikasikan dengan hormat serta menjaga martabat staf.

Output dan evidence wajib:

• Personnel file atau HR register yang diperbarui.
• Approval memo/checklist.
• Evidence performa atau handover.
• Access dan asset follow-up bila relevan.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Keputusan people management harus berbasis evidence dan dokumen persetujuan.
• Panel dan supervisor wajib menjaga fairness, non-discrimination, dan confidentiality.
• Perubahan role, kontrak, akses, dan aset harus masuk checklist SDM.

KPI terkait: Performance review completion, Exit clearance completion.

5A.5 Departing

Outcome yang diharapkan: Staf atau konsultan keluar tanpa kehilangan pengetahuan, aset, akses, dan kewajiban administrasi.

PIC utama: HR/SDM Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Workforce plan atau people request.
• Job description, grade, dan budget availability.
• Performance evidence atau development need.
• Kontrak atau personnel file.
• Approval supervisor/manajemen.

Langkah teknis:

1. Terima resignation, end-contract notice, atau termination memo sesuai timeline kontrak.
2. Buat exit checklist untuk handover pekerjaan, knowledge file, aset, finance clearance, dan akses digital.
3. Lakukan exit interview untuk menangkap risiko organisasi dan ide perbaikan.
4. Cabut akses email, drive, platform donor, finance, dan sistem lain pada hari terakhir atau sesuai kebutuhan transisi.
5. Arsipkan dokumen personalia dan handover di lokasi yang diatur SDM.

Output dan evidence wajib:

• Personnel file atau HR register yang diperbarui.
• Approval memo/checklist.
• Evidence performa atau handover.
• Access dan asset follow-up bila relevan.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Keputusan people management harus berbasis evidence dan dokumen persetujuan.
• Panel dan supervisor wajib menjaga fairness, non-discrimination, dan confidentiality.
• Perubahan role, kontrak, akses, dan aset harus masuk checklist SDM.

KPI terkait: Onboarding completion, Exit clearance completion.

5A.6 Honor konsultan dan rate perjalanan dinas

Outcome yang diharapkan: Pembayaran konsultan dan perjalanan dinas konsisten, adil, patuh pajak, dan sesuai kontrak.

PIC utama: HR/SDM Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Workforce plan atau people request.
• Job description, grade, dan budget availability.
• Performance evidence atau development need.
• Kontrak atau personnel file.
• Approval supervisor/manajemen.

Langkah teknis:

1. Tetapkan TOR, deliverable, level of effort, rate, pajak, dan mekanisme pembayaran sebelum kontrak ditandatangani.
2. Cek rate konsultan dan perdiem terhadap kebijakan organisasi, donor rule, dan budget availability.
3. Minta approval untuk pengecualian rate dengan justifikasi tertulis.
4. Bayar honor berdasarkan deliverable acceptance, timesheet bila relevan, invoice, dan dokumen pajak.
5. Review rate minimal tahunan bersama Finance dan manajemen.

Output dan evidence wajib:

• Personnel file atau HR register yang diperbarui.
• Approval memo/checklist.
• Evidence performa atau handover.
• Access dan asset follow-up bila relevan.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Keputusan people management harus berbasis evidence dan dokumen persetujuan.
• Panel dan supervisor wajib menjaga fairness, non-discrimination, dan confidentiality.
• Perubahan role, kontrak, akses, dan aset harus masuk checklist SDM.

KPI terkait: Hiring lead time, Onboarding completion, Performance review completion, Exit clearance completion.

5B. KPI matrix dan proses pengukuran

KPI v2 mengukur apakah JTBD benar-benar berjalan, bukan hanya apakah dokumen SOP tersedia. Setiap KPI harus memiliki sumber data, PIC, ritme review, dan tindak lanjut korektif. Jika target tidak tercapai, PIC wajib menjelaskan akar masalah, tindakan perbaikan, dan tanggal review berikutnya.

5B.1 Ritme review KPI

1. PIC memperbarui data KPI sesuai frekuensi yang tercantum pada matrix.
2. Supervisor atau lead divisi melakukan spot check atas sumber data dan bukti pendukung.
3. Hasil KPI dibahas dalam review divisi bulanan atau kuartalan, tergantung jenis indikator.
4. KPI berstatus kuning atau merah harus memiliki corrective action, owner, due date, dan escalation note bila membutuhkan keputusan manajemen.
5. KPI yang tiga periode berturut-turut tidak relevan harus direvisi melalui management review, bukan diabaikan diam-diam.
6. Ringkasan KPI lintas divisi dapat dipakai sebagai bahan Kaizen, internal audit, dan Resilience Governance.

6. Job grading framework

Job grading harus difinalkan oleh SDM, Finance, dan Direktur, lalu disahkan sebagai lampiran resmi. Draft awal:

Setiap grade harus punya:

• Salary band minimum-midpoint-maximum.
• Competency requirement.
• Decision rights.
• Approval limit jika relevan.
• Learning requirement.
• Promotion criteria.

7. Procedure and guidelines

7.1 Workforce planning

Workforce planning dilakukan saat:

• Proposal/grant baru.
• Annual workplan.
• Perubahan struktur organisasi.
• Staff exit.
• Workload melebihi kapasitas.

Workforce plan memuat posisi, grade, durasi, funding source, supervisor, lokasi, dan recruitment timeline. Finance harus mengonfirmasi ketersediaan budget sebelum rekrutmen dibuka.

7.2 Job description and job grade

Setiap posisi wajib memiliki JD:

• Purpose of role.
• Key responsibilities.
• Reporting line.
• Required competency and qualification.
• Travel/field requirement.
• Safeguarding and data responsibilities.
• Grade and salary band.
• Performance indicators.

Grade ditentukan oleh job evaluation, bukan negosiasi personal. Jika donor membatasi salary, SDM dan Finance harus menyelaraskan sebelum offering.

7.3 Recruitment and selection

Alur rekrutmen:

1. Hiring request approved.
2. JD and grade finalized.
3. Vacancy posted or sourcing approved.
4. CV screening by SDM and hiring manager.
5. Interview and technical test if needed.
6. Reference check for shortlisted candidate.
7. Selection memo.
8. Offering letter.
9. Contract signing.

Direct appointment hanya boleh untuk kondisi khusus, misalnya keahlian sangat spesifik, emergency replacement, atau consultant short-term, dan harus memiliki justification.

7.4 Contracting

Kontrak harus memuat:

• Peran, durasi, lokasi kerja, supervisor.
• Kompensasi dan benefit.
• Confidentiality and IP.
• Safeguarding, anti-fraud, anti-terrorism, code of conduct.
• Data and asset return.
• Termination clause.
• Donor/project funding reference jika relevan.

Konsultan/tenaga harian harus memiliki deliverable, acceptance criteria, tax treatment, payment term, confidentiality, IP, safeguarding clause, dan metode pembayaran non-tunai sebagai default.

7.5 Onboarding

Onboarding wajib selesai maksimal 30 hari kerja sejak mulai kerja. Checklist minimum:

• Kontrak dan personal file.
• Code of conduct.
• SOP SDM, Keuangan, Logistik, KMEL, Safeguarding.
• Timesheet and leave process.
• Data security and Drive/MIS access.
• Asset handover.
• Role goals and supervisor expectation.
• Field safety if landscape role.

Staf yang belum onboarding tidak boleh diberi akses penuh ke data sensitif.

7.6 Timesheet and attendance

Timesheet wajib diisi sesuai project/donor code. Fungsi timesheet:

• Bukti alokasi waktu donor.
• Input payroll jika relevan.
• Monitoring workload.
• Basis cost allocation.

SLA:

• Staf submit pada cut-off bulanan yang ditetapkan.
• Supervisor review maksimal 3 hari kerja.
• SDM rekap dan kirim input payroll ke Finance sesuai payroll calendar.

7.7 Learning and development

L&D mengikuti siklus:

1. Training need analysis dari performance review, kebutuhan donor, dan strategi organisasi.
2. Individual development plan.
3. Approval training budget.
4. Pelaksanaan training/mentoring/coaching.
5. Post-training sharing.
6. Evaluation of learning application.

Jenis L&D:

• Mandatory: safeguarding, code of conduct, anti-fraud, data security, finance/logistics basics.
• Role-based: finance, procurement, KMEL, GIS/Kobo, facilitation, donor reporting.
• Leadership: supervision, project management, conflict handling, adaptive management.
• Cross-landscape learning: peer sharing dan practice clinic.

7.8 Performance management

Performance cycle minimal:

• Goal setting at start of contract/year.
• Mid-year check-in.
• Year-end/contract-end review.
• Development plan.

Penilaian berbasis:

• Delivery against objectives.
• Quality and compliance.
• Collaboration and values.
• Safeguarding and code of conduct.
• Learning/growth.
• Leadership/people management for supervisors.

Hasil performance:

• Exceeds expectation.
• Meets expectation.
• Partially meets expectation.
• Does not meet expectation.

Hasil review menjadi dasar renewal, L&D, promotion, salary adjustment, performance improvement plan, atau disciplinary process.

7.9 Promotion and job grade movement

Promosi tidak otomatis karena masa kerja. Minimum syarat:

• Ada kebutuhan organisasi/posisi.
• Staf memenuhi competency grade yang dituju.
• Performance minimal meets expectation selama 2 siklus review atau sesuai masa kontrak.
• Tidak ada disciplinary issue aktif.
• Budget tersedia.
• Disetujui promotion panel.

Promotion panel minimal terdiri dari SDM, supervisor/hiring manager, Finance, dan Direktur atau delegasi. Hasilnya dituangkan dalam promotion memo.

7.10 Salary adjustment

Salary adjustment dapat terjadi karena:

• Annual salary review sesuai kebijakan.
• Promotion/grade change.
• Market adjustment.
• Donor budget adjustment.
• Legal compliance.

Semua adjustment harus tetap berada dalam salary band, atau jika exception harus disetujui Direktur dan dicatat dalam exception log.

7.11 Grievance and disciplinary

Keluhan staf harus punya kanal yang aman dan anti-retaliation. Untuk isu pelecehan seksual, safeguarding, fraud, dan konflik kepentingan, kasus masuk jalur khusus yang menjaga kerahasiaan dan independence.

Disciplinary process harus bertahap kecuali pelanggaran berat:

• Verbal/written clarification.
• Warning letter.
• Performance improvement or corrective action.
• Final warning.
• Termination if justified.

Semua proses harus terdokumentasi dan mematuhi hukum ketenagakerjaan.

7.12 Exit and knowledge handover

Exit clearance mencakup:

• Handover pekerjaan.
• Return asset.
• Settlement advance.
• Transfer/return data.
• Access removal.
• Exit interview.
• Final payment clearance.

Untuk posisi program/KMEL, handover wajib mencakup folder data, contact key stakeholders, pending reports, indicator tracker, and lesson learned.

8. Outputs

9. Integrasi Data Security dan Safeguarding-GEDSI

10. Risk mitigation

11. Approval matrix

12. Minimum templates

1. Workforce planning template.
2. Job description and job evaluation form.
3. Salary band register.
4. Recruitment scoring sheet.
5. Reference check form.
6. Offering letter.
7. Contract templates: staff, consultant, intern, volunteer, daily worker.
8. Onboarding checklist.
9. Timesheet template.
10. Individual development plan.
11. Performance review form.
12. Promotion memo.
13. Exit clearance checklist.

13. KPI and management review

14. Changelog from SOP 2019/2022

Appendix v2 - perubahan dari v1

• Menambahkan Jobs to Be Done (JTBD) sebagai jembatan antara business process, prosedur teknis, dan KPI divisi.
• Menambahkan KPI matrix v2 dengan indikator, target, frekuensi ukur, sumber data, PIC, dan proses tindak lanjut.
• Menjaga seluruh prosedur v1 sebagai dasar, lalu memperluasnya agar lebih mudah dipakai untuk onboarding, review kinerja, audit internal, dan Resilience Governance.

SOP / Playbook Keuangan v2

Dokumen: SOP dan Playbook Keuangan
Klien: Yayasan Hutan Biru / Blue Forests (YHB)
Disusun oleh: Sanggabiz
Versi: v2.0 draft kerja
Tanggal: 21 Mei 2026

1. Objective

SOP ini mengatur penganggaran, penerimaan donor, budget monitoring, pembayaran, uang muka, settlement, rekonsiliasi, donor financial reporting, audit, dan kontrol anti-fraud. Tujuannya memastikan dana donor dan dana lembaga dikelola akuntabel, tepat waktu, patuh pada donor rule, dan memiliki audit trail yang dapat diuji.

2. Scope

SOP ini berlaku untuk:

• Semua transaksi penerimaan dan pengeluaran YHB.
• Grant budget, donor coding, budget revision, payment request, advance, settlement, payroll payment, procurement payment, travel claim, and reimbursement.
• Kas/bank, rekonsiliasi, monthly closing, donor financial report, audit support, and fraud escalation.

3. Benchmark SOP 2019/2022

4. Principles

1. Segregation of duties: maker, checker, approver, and releaser harus dibedakan.
2. No budget, no payment: pembayaran tidak diproses tanpa budget code dan budget availability.
3. No evidence, no settlement: biaya hanya diakui jika bukti cukup dan eligible.
4. Donor rule prevails: aturan donor yang lebih ketat mengalahkan SOP internal.
5. Timely settlement: uang muka adalah liability staf dan wajib ditutup sesuai tenggat.
6. Exception must be visible: pengecualian tidak boleh informal; harus punya log dan approval.
7. Audit-ready by default: dokumen disusun sejak transaksi, bukan saat audit.

5. Business process

5A. Jobs to Be Done (JTBD) sebagai dasar KPI

Bagian v2 ini menerjemahkan business process menjadi daftar pekerjaan utama divisi. Setiap JTBD menjadi dasar penyusunan KPI, pembagian PIC, dokumen kontrol, dan review kinerja. JTBD tidak menggantikan prosedur detail pada bagian berikutnya; JTBD menjadi pintu masuk praktis agar staf baru memahami pekerjaan inti, urutan kerja, bukti yang harus disimpan, dan indikator yang akan diukur.

5A.1 Accounting

Outcome yang diharapkan: Transaksi tercatat akurat, lengkap, tepat periode, dan mudah ditelusuri sampai dokumen sumber.

PIC utama: Finance Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Payment/advance/settlement request.
• Budget code dan eligibility donor.
• Invoice, receipt, kontrak, atau bukti transaksi.
• Tax information.
• Approval sesuai delegation of authority.

Langkah teknis:

1. Terima dokumen transaksi yang sudah memiliki approval, budget code, invoice/receipt, dan bukti penerimaan bila relevan.
2. Cek kelengkapan, eligibility donor, klasifikasi akun, project code, dan pajak.
3. Input jurnal ke sistem akuntansi dengan maker-checker review.
4. Rekonsiliasi bank, kas kecil, advance, payroll, dan inter-project allocation sesuai jadwal bulanan.
5. Kunci periode akuntansi setelah review dan simpan working paper bulanan.

Output dan evidence wajib:

• Payment/accounting/tax working paper.
• Checklist dan approval trail.
• Register atau reconciliation update.
• Exception/corrective action bila ada.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Segregation of duties: maker, checker, approver, dan releaser tidak boleh dilewati.
• Eligibility donor dan budget availability dicek sebelum pembayaran atau advance.
• Exception dan overdue item masuk log untuk review manajemen.

KPI terkait: Monthly close timeliness, Payment compliance, Advance aging control, Tax filing accuracy.

5A.2 Finance dan cash flow

Outcome yang diharapkan: Pembayaran berjalan tepat waktu, cash flow donor terjaga, dan risiko advance terkendali.

PIC utama: Finance Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Payment/advance/settlement request.
• Budget code dan eligibility donor.
• Invoice, receipt, kontrak, atau bukti transaksi.
• Tax information.
• Approval sesuai delegation of authority.

Langkah teknis:

1. Update cash flow forecast berdasarkan grant agreement, jadwal aktivitas, payroll, procurement plan, dan advance aging.
2. Lakukan budget availability check sebelum payment request atau advance disetujui.
3. Jalankan maker-checker-approver-releaser sesuai limit otorisasi.
4. Monitor outstanding advance dan eskalasi jika melewati umur yang ditetapkan.
5. Laporkan risiko cash gap, overrun, atau delay reimbursement ke manajemen secara dini.

Output dan evidence wajib:

• Payment/accounting/tax working paper.
• Checklist dan approval trail.
• Register atau reconciliation update.
• Exception/corrective action bila ada.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Segregation of duties: maker, checker, approver, dan releaser tidak boleh dilewati.
• Eligibility donor dan budget availability dicek sebelum pembayaran atau advance.
• Exception dan overdue item masuk log untuk review manajemen.

KPI terkait: Payment compliance, Advance aging control, Tax filing accuracy.

5A.3 Tax compliance

Outcome yang diharapkan: Kewajiban pajak dipotong, dibayar, dilaporkan, dan diarsipkan sesuai aturan Indonesia dan donor.

PIC utama: Finance Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Payment/advance/settlement request.
• Budget code dan eligibility donor.
• Invoice, receipt, kontrak, atau bukti transaksi.
• Tax information.
• Approval sesuai delegation of authority.

Langkah teknis:

1. Identifikasi jenis transaksi dan kewajiban PPh/PPN sebelum pembayaran.
2. Pastikan vendor, staf, atau konsultan menyediakan NPWP/NIK dan dokumen pajak yang diperlukan.
3. Hitung potongan pajak, validasi dengan Finance checker, dan dokumentasikan pada payment file.
4. Setor dan laporkan pajak sesuai kalender compliance.
5. Arsipkan bukti potong, bukti setor, SPT, dan rekonsiliasi pajak untuk audit.

Output dan evidence wajib:

• Payment/accounting/tax working paper.
• Checklist dan approval trail.
• Register atau reconciliation update.
• Exception/corrective action bila ada.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Segregation of duties: maker, checker, approver, dan releaser tidak boleh dilewati.
• Eligibility donor dan budget availability dicek sebelum pembayaran atau advance.
• Exception dan overdue item masuk log untuk review manajemen.

KPI terkait: Monthly close timeliness, Payment compliance, Tax filing accuracy.

5B. KPI matrix dan proses pengukuran

KPI v2 mengukur apakah JTBD benar-benar berjalan, bukan hanya apakah dokumen SOP tersedia. Setiap KPI harus memiliki sumber data, PIC, ritme review, dan tindak lanjut korektif. Jika target tidak tercapai, PIC wajib menjelaskan akar masalah, tindakan perbaikan, dan tanggal review berikutnya.

5B.1 Ritme review KPI

1. PIC memperbarui data KPI sesuai frekuensi yang tercantum pada matrix.
2. Supervisor atau lead divisi melakukan spot check atas sumber data dan bukti pendukung.
3. Hasil KPI dibahas dalam review divisi bulanan atau kuartalan, tergantung jenis indikator.
4. KPI berstatus kuning atau merah harus memiliki corrective action, owner, due date, dan escalation note bila membutuhkan keputusan manajemen.
5. KPI yang tiga periode berturut-turut tidak relevan harus direvisi melalui management review, bukan diabaikan diam-diam.
6. Ringkasan KPI lintas divisi dapat dipakai sebagai bahan Kaizen, internal audit, dan Resilience Governance.

6. Procedure and guidelines

6.1 Budget setup

Setelah grant handover, Finance membuat grant finance setup:

• Project/grant code.
• Chart of account mapping.
• Budget phasing.
• Donor eligibility rules.
• Tax treatment.
• Reporting currency and exchange rate rule.
• Payment term and cashflow schedule.
• Restricted/unrestricted classification.

Finance setup harus dibagikan ke Program, KMEL, Partnership, Logistik, dan SDM.

6.2 Budget monitoring

Budget monitoring dilakukan minimal bulanan dan memuat:

• Budget vs actual.
• Commitment/procurement in process.
• Advance outstanding.
• Forecast to completion.
• Variance explanation.
• Risk of overspend/underspend.
• Donor restriction issue.

Budget holder wajib menindaklanjuti variance material.

6.3 Payment request

Payment request harus memuat:

• Approved TOR/SOW/PR/contract.
• Invoice/receipt/supporting document.
• Budget code.
• Tax information.
• Bank account recipient.
• Goods received/service completion note if procurement.
• Approval per matrix.

Finance melakukan completeness check dan eligibility check sebelum pembayaran.

6.4 Advance

Advance diberikan hanya untuk kebutuhan kegiatan/perjalanan yang sudah disetujui. Standar minimum:

• Advance request terkait approved TOR/TA.
• Budget availability confirmed.
• Settlement deadline tercantum.
• Staf tidak memiliki overdue advance.
• Advance kedua hanya boleh untuk kondisi luar biasa, dengan approval Direktur/delegasi dan total exposure dalam limit yang disahkan.

Advance aging report dibuat minimal bulanan, idealnya mingguan untuk grant aktif. Kategori aging:

6.5 Settlement

Settlement harus disampaikan sesuai tenggat, dengan dokumen:

• Settlement form.
• Original/valid receipts or accepted alternative evidence.
• Attendance list, report, photos, travel proof if relevant.
• Remaining cash return proof.
• Explanation for missing/exception documents.

Finance menolak biaya yang tidak eligible, tidak didukung bukti, melewati donor rule, atau tidak terkait activity.

6.6 Reimbursement and late claim

Reimbursement harus diajukan maksimal sesuai batas waktu yang disahkan. Klaim terlambat harus memiliki:

• Justifikasi tertulis.
• Approval supervisor/Budget Holder.
• Finance eligibility check.
• Exception log.

Klaim perjalanan atau biaya kegiatan yang muncul berbulan-bulan setelah aktivitas tanpa approval awal harus ditolak kecuali disetujui sebagai exception oleh Direktur/delegasi.

6.7 Bank and payment release

Semua pembayaran non-tunai menjadi default. Cash hanya untuk kondisi yang dibenarkan, misalnya remote area atau vendor tidak memiliki rekening, dan harus didokumentasikan.

Minimum kontrol bank:

• Maker menyiapkan payment batch.
• Checker memverifikasi dokumen dan rekening.
• Approver menyetujui pembayaran.
• Releaser bank berbeda dari maker sejauh memungkinkan.
• Payment proof disimpan di finance file.

Perubahan rekening vendor/staf harus diverifikasi secara independen sebelum pembayaran.

6.8 Budget revision

Budget revision dibutuhkan jika:

• Realokasi antar budget line melewati batas donor/internal.
• Ada perubahan scope kegiatan.
• Ada perubahan target/logframe.
• Ada kebutuhan tambahan yang tidak ada dalam workplan.

Budget revision harus direview Finance, Program, KMEL jika berdampak indikator, dan Partnership jika perlu donor approval.

6.9 Donor financial reporting

Financial report donor disusun berdasarkan reporting calendar. Minimum review:

• Reconcile with accounting record.
• Match with narrative progress/KMEL output.
• Variance explanation.
• Advance and accrual treatment.
• Donor format and currency.
• Supporting schedule ready.

Finance dan KMEL harus melakukan cross-check agar narasi capaian dan realisasi biaya konsisten.

6.10 Audit and fraud

Finance menyimpan audit file per grant:

• Agreement and amendments.
• Approved budget.
• Payment vouchers.
• Procurement files.
• Payroll allocation/timesheet if required.
• Advance and settlement.
• Donor reports.
• Correspondence on approval/exception.

Indikasi fraud, bribery, document falsification, kickback, atau misuse harus langsung dieskalasi sesuai whistleblowing/fraud procedure dan dicatat dalam incident log.

7. Outputs

8. Integrasi Data Security dan Safeguarding-GEDSI

9. Risk mitigation

10. Approval matrix

Nilai approval mengikuti delegation of authority yang disahkan. Matrix di bawah adalah struktur minimum:

11. Minimum templates

1. Grant finance setup checklist.
2. Payment request form.
3. Advance request form.
4. Settlement form and checklist.
5. Budget monitoring template.
6. Advance aging report.
7. Budget revision memo.
8. Donor financial report clearance sheet.
9. Exception log.
10. Audit file index.

12. KPI and management review

13. Changelog from SOP 2019/2022

Appendix v2 - perubahan dari v1

• Menambahkan Jobs to Be Done (JTBD) sebagai jembatan antara business process, prosedur teknis, dan KPI divisi.
• Menambahkan KPI matrix v2 dengan indikator, target, frekuensi ukur, sumber data, PIC, dan proses tindak lanjut.
• Menjaga seluruh prosedur v1 sebagai dasar, lalu memperluasnya agar lebih mudah dipakai untuk onboarding, review kinerja, audit internal, dan Resilience Governance.

SOP / Playbook KMEL / KML v2

Dokumen: SOP dan Playbook Knowledge, Monitoring, Evaluation, and Learning
Klien: Yayasan Hutan Biru / Blue Forests (YHB)
Disusun oleh: Sanggabiz
Versi: v2.0 draft kerja
Tanggal: 21 Mei 2026

1. Objective

SOP ini mengatur proses KMEL/KML dari grant handover, logframe review, MEL plan, data collection, data management, monitoring bulanan, evaluasi 6 bulanan, donor reporting, evidence quality assurance, knowledge sharing, dan data archive. Tujuannya memastikan janji program kepada donor dapat dipantau, dibuktikan, dipelajari, dan digunakan kembali untuk pengambilan keputusan serta proposal berikutnya.

2. Scope

SOP ini berlaku untuk:

• Semua program, project, landscape, dan grant YHB.
• Logframe, workplan, indikator, baseline/endline, Kobo/GIS, laporan bulanan, donor report, evidence pack, dan knowledge product.
• Data program, data masyarakat dampingan, dokumentasi kegiatan, peta/polygon, foto, daftar hadir, dan laporan kegiatan.
• Knowledge sharing internal dan publikasi pembelajaran.

3. Benchmark SOP 2019/2022

4. Principles

1. Every promise has an indicator: janji proposal harus turun ke indikator dan evidence.
2. Data has owner and purpose: setiap data collection harus punya owner, use case, metode, dan jadwal analisis.
3. Evidence before claim: klaim capaian donor tidak boleh masuk laporan tanpa bukti minimum.
4. Landscape comparable, locally adaptive: tools distandardkan agar data bisa dibandingkan, tetapi tetap adaptif terhadap konteks masyarakat.
5. Learning is scheduled: pembelajaran tidak menunggu permintaan; harus punya cadence.
6. Secure by default: data sensitif dibatasi aksesnya dan tidak dibagikan publik tanpa approval.
7. System follows process: MIS/dashboard dibangun setelah taxonomy, owner, dan workflow jelas.

5. Business process

5A. Jobs to Be Done (JTBD) sebagai dasar KPI

Bagian v2 ini menerjemahkan business process menjadi daftar pekerjaan utama divisi. Setiap JTBD menjadi dasar penyusunan KPI, pembagian PIC, dokumen kontrol, dan review kinerja. JTBD tidak menggantikan prosedur detail pada bagian berikutnya; JTBD menjadi pintu masuk praktis agar staf baru memahami pekerjaan inti, urutan kerja, bukti yang harus disimpan, dan indikator yang akan diukur.

5A.1 Knowledge gathering

Outcome yang diharapkan: Data landscape yang dibutuhkan program dan donor terkumpul dengan cara sederhana, etis, dan konsisten.

PIC utama: KMEL Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Logframe dan indicator reference sheet.
• Data collection tool.
• Raw data dan evidence pack.
• Consent dan data classification note.
• Reporting calendar donor.

Langkah teknis:

1. Definisikan data minimum per landscape: indikator donor, aktivitas, aktor, lokasi, foto, cerita perubahan, risiko, dan pembelajaran.
2. Buat tool sederhana seperti Kobo, Google Form, spreadsheet, atau template field note yang mudah dipakai tim lapangan.
3. Pastikan tool memiliki metadata wajib: tanggal, lokasi, PIC, sumber data, consent, dan klasifikasi data.
4. Latih enumerator atau staf landscape agar definisi indikator dipahami sama.
5. Lakukan data quality check berkala untuk missing value, duplikasi, outlier, dan bukti pendukung.

Output dan evidence wajib:

• Clean dataset atau dashboard update.
• Evidence pack.
• Learning/reporting product.
• Action recommendation untuk program.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Definisi indikator harus konsisten dengan indicator reference sheet.
• Raw data, consent, dan evidence disimpan sesuai klasifikasi data.
• Donor report tidak boleh submit sebelum narrative-finance-evidence cross-check selesai.

KPI terkait: Data completeness, Evidence pack readiness, Learning product delivery, Donor report timeliness.

5A.2 Knowledge analyzing

Outcome yang diharapkan: Data landscape diterjemahkan menjadi insight untuk keputusan program, donor report, dan desain proposal berikutnya.

PIC utama: KMEL Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Logframe dan indicator reference sheet.
• Data collection tool.
• Raw data dan evidence pack.
• Consent dan data classification note.
• Reporting calendar donor.

Langkah teknis:

1. Bersihkan dataset dan dokumentasikan asumsi analisis.
2. Analisis capaian terhadap logframe, baseline, target, budget absorption, dan konteks landscape.
3. Gunakan metode yang sesuai: pivot/dashboard sederhana, GIS mapping, outcome harvesting, contribution analysis, atau thematic coding.
4. Diskusikan temuan dengan Program dan landscape team untuk validasi konteks.
5. Ubah insight menjadi rekomendasi tindakan, bukan hanya grafik.

Output dan evidence wajib:

• Clean dataset atau dashboard update.
• Evidence pack.
• Learning/reporting product.
• Action recommendation untuk program.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Definisi indikator harus konsisten dengan indicator reference sheet.
• Raw data, consent, dan evidence disimpan sesuai klasifikasi data.
• Donor report tidak boleh submit sebelum narrative-finance-evidence cross-check selesai.

KPI terkait: Data completeness, Evidence pack readiness, Learning product delivery, Donor report timeliness.

5A.3 Knowledge sharing

Outcome yang diharapkan: Pembelajaran Blue Forest dapat dipakai ulang oleh staf, mitra, donor, dan publik sesuai tingkat sensitivitas data.

PIC utama: KMEL Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Logframe dan indicator reference sheet.
• Data collection tool.
• Raw data dan evidence pack.
• Consent dan data classification note.
• Reporting calendar donor.

Langkah teknis:

1. Pilih format knowledge product: learning brief, dashboard, story of change, policy note, slide deck, atau konten publik.
2. Klasifikasikan audiens dan sensitivitas: internal, donor, mitra, publik, atau restricted.
3. Review pesan utama bersama Program, Partnership, dan Safeguarding-GEDSI.
4. Publikasikan melalui kanal yang tepat: website, newsletter, social media, donor meeting, atau learning forum.
5. Arsipkan produk final dan source evidence agar mudah ditemukan kembali.

Output dan evidence wajib:

• Clean dataset atau dashboard update.
• Evidence pack.
• Learning/reporting product.
• Action recommendation untuk program.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Definisi indikator harus konsisten dengan indicator reference sheet.
• Raw data, consent, dan evidence disimpan sesuai klasifikasi data.
• Donor report tidak boleh submit sebelum narrative-finance-evidence cross-check selesai.

KPI terkait: Evidence pack readiness, Learning product delivery, Donor report timeliness.

5A.4 Donor reporting

Outcome yang diharapkan: Laporan donor tepat waktu, konsisten antara narasi dan angka, serta didukung evidence pack.

PIC utama: KMEL Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Logframe dan indicator reference sheet.
• Data collection tool.
• Raw data dan evidence pack.
• Consent dan data classification note.
• Reporting calendar donor.

Langkah teknis:

1. Buat reporting calendar per grant dengan deadline internal minimal 10 hari kerja sebelum deadline donor.
2. Kumpulkan capaian naratif, indikator, foto, daftar hadir, peta, case story, dan finance data.
3. Cek kesesuaian angka narrative report dengan financial report dan evidence pack.
4. Review draft bersama Program, Finance, Partnership, Safeguarding-GEDSI, dan Direktur sesuai risiko.
5. Submit laporan, catat feedback donor, dan simpan final report serta evidence pack.

Output dan evidence wajib:

• Clean dataset atau dashboard update.
• Evidence pack.
• Learning/reporting product.
• Action recommendation untuk program.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Definisi indikator harus konsisten dengan indicator reference sheet.
• Raw data, consent, dan evidence disimpan sesuai klasifikasi data.
• Donor report tidak boleh submit sebelum narrative-finance-evidence cross-check selesai.

KPI terkait: Evidence pack readiness, Learning product delivery, Donor report timeliness.

5B. KPI matrix dan proses pengukuran

KPI v2 mengukur apakah JTBD benar-benar berjalan, bukan hanya apakah dokumen SOP tersedia. Setiap KPI harus memiliki sumber data, PIC, ritme review, dan tindak lanjut korektif. Jika target tidak tercapai, PIC wajib menjelaskan akar masalah, tindakan perbaikan, dan tanggal review berikutnya.

5B.1 Ritme review KPI

1. PIC memperbarui data KPI sesuai frekuensi yang tercantum pada matrix.
2. Supervisor atau lead divisi melakukan spot check atas sumber data dan bukti pendukung.
3. Hasil KPI dibahas dalam review divisi bulanan atau kuartalan, tergantung jenis indikator.
4. KPI berstatus kuning atau merah harus memiliki corrective action, owner, due date, dan escalation note bila membutuhkan keputusan manajemen.
5. KPI yang tiga periode berturut-turut tidak relevan harus direvisi melalui management review, bukan diabaikan diam-diam.
6. Ringkasan KPI lintas divisi dapat dipakai sebagai bahan Kaizen, internal audit, dan Resilience Governance.

6. Procedure and guidelines

6.1 Grant handover and KMEL setup

KMEL menerima grant handover pack dari Partnership. Minimum content:

• Proposal final.
• Donor agreement and reporting schedule.
• Logframe/result framework.
• Approved budget and activity assumptions.
• Donor indicator definitions and templates.
• Evaluation requirements.
• Data privacy/safeguarding clauses.
• Donor platform access if any.

KMEL membuat KMEL setup checklist maksimal 10 hari kerja setelah grant agreement efektif.

6.2 MEL plan

MEL plan wajib memuat:

• Objectives and result chain.
• Indicator reference sheet.
• Baseline and target.
• Data source.
• Collection method.
• Frequency.
• Responsible person.
• Disaggregation, including gender/age/location where relevant.
• Evidence pack requirement.
• Data quality check.
• Reporting schedule.
• Learning questions.

MEL plan direview Advisor/Program dan disetujui KMEL Lead bersama Program Lead.

6.3 Indicator reference sheet

Setiap indikator harus punya reference sheet:

• Indicator name.
• Definition.
• Unit of measure.
• Formula/calculation.
• Data source.
• Collection method.
• Frequency.
• Responsible.
• Verification document.
• Data quality risk.
• Donor reporting format.

Indikator tidak boleh digunakan dalam laporan donor jika definisi dan evidence minimum belum jelas.

6.4 Data collection tools

KMEL bertanggung jawab memastikan tools distandardkan:

• Kobo/Survey123/GIS form untuk data kuantitatif dan spasial.
• FGD/KII/observation guide untuk data kualitatif.
• Attendance list standard.
• Photo and consent protocol.
• Activity report template.
• Map/polygon documentation for rehabilitation or spatial output.

Jika landscape ingin membuat form baru, KMEL mengecek apakah form existing dapat digunakan agar data lintas landscape tetap comparable.

6.5 Data taxonomy and storage

Folder dan metadata minimum:

Grant > Landscape > Year > Activity/Indicator > Data Type > Version

Data type minimum:

• Raw data.
• Clean data.
• Analysis.
• Evidence.
• Report.
• Knowledge product.
• Consent/restricted.

Naming convention:

YYYYMMDD_landscape_program_activity_datatype_version_owner

Data disimpan di Google Drive resmi dan dimirror ke backup/Synology sesuai backup schedule. File personal tidak boleh menjadi lokasi utama data kelembagaan.

6.6 Data classification and access

Sharing link publik dilarang untuk data restricted/confidential. Pelanggaran data harus dilaporkan maksimal 24 jam sejak diketahui.

6.7 Monthly monitoring

Landscape mengirim laporan bulanan sesuai template. Laporan minimal:

• Activity completed.
• Activity delayed/cancelled.
• Output achieved.
• Evidence link.
• Issues and risks.
• Support needed.
• Budget/finance issue relevant to progress.
• Safeguarding/GEDSI concern if any.

KMEL memperbarui indicator tracker dan issue log. Masalah teknis biasa diarahkan ke Advisor/Program. Masalah yang memengaruhi logframe, target donor, budget, timeline, atau reputasi dieskalasi ke Program Lead, Advisor, Finance, Partnership, dan Direktur sesuai kebutuhan.

6.8 TOR/SOW review

Untuk kegiatan yang memengaruhi indikator, KMEL wajib mereview TOR/SOW. SLA:

• Reviewer menerima TOR lengkap.
• Review maksimal 7 hari kerja.
• Reminder H+3 dan H+5.
• H+7 overdue dieskalasi ke Program Lead/Manager.
• Jika ada sistem approval, status harus tercatat.

KMEL review mencakup:

• Kesesuaian dengan workplan/logframe.
• Target peserta/lokasi.
• Data/evidence yang akan dikumpulkan.
• Output yang diharapkan.
• Learning question jika relevan.

6.9 Evidence pack quality assurance

Sebelum laporan donor, KMEL memastikan evidence pack lengkap. Contoh minimum:

Klaim capaian tanpa evidence minimum harus diberi flag dan tidak dimasukkan ke laporan final kecuali disetujui sebagai exception.

6.10 Donor reporting

KMEL memelihara donor reporting calendar. Alur:

1. KMEL mengirim reminder deadline ke Program, Finance, Advisor, Partnership.
2. Landscape/Program mengirim input naratif dan evidence.
3. KMEL menyusun/review narrative report.
4. Finance menyusun financial report.
5. KMEL dan Finance cross-check narasi vs angka.
6. Advisor mereview kualitas teknis.
7. Direktur atau delegated signatory menyetujui submission.
8. Partnership mengelola komunikasi donor jika menjadi relationship owner.

Donor yang punya platform sendiri harus dicatat akses, format, deadline, dan owner penginputannya.

6.11 Evaluation and learning

Evaluasi minimal dilakukan 6 bulanan atau sesuai donor requirement. Agenda minimum:

• Review capaian logframe.
• Review delayed output and root cause.
• Review budget burn rate with Finance.
• Review procurement/staffing constraints.
• Review safeguarding/GEDSI issue.
• Identify good practices and failed assumptions.
• Agree adaptation plan.

Output:

• Evaluation minutes.
• Updated issue/risk log.
• Adaptation decision.
• Learning brief.
• Updated workplan if needed.

6.12 Knowledge management

KMEL mengelola knowledge product pipeline:

• After-action review note.
• Lesson learned brief.
• Practice note.
• Case story/cerita lapangan.
• Module update.
• Internal newsletter/data bulletin.
• Cross-landscape learning session.

Knowledge sharing tidak hanya by request. Minimum cadence:

• Monthly internal data highlight.
• Quarterly learning forum.
• Semester evaluation learning brief.
• Annual knowledge synthesis.

Publikasi eksternal harus mengikuti approval komunikasi/brand dan safeguarding consent.

6.13 Close-out and data archive

Saat grant close-out, KMEL menutup:

• Final indicator tracker.
• Final evidence pack.
• Final narrative report.
• Data dictionary.
• Clean data and raw data archive.
• Knowledge product.
• Access review and folder lock.
• Lessons for next proposal.

Close-out data archive harus selesai maksimal 30 hari kerja setelah final report disubmit, kecuali donor meminta periode lain.

7. Outputs

8. Integrasi Data Security dan Safeguarding-GEDSI

9. Risk mitigation

10. Approval matrix

11. Minimum templates

1. Grant KMEL setup checklist.
2. MEL plan template.
3. Indicator reference sheet.
4. Data collection protocol.
5. Kobo/GIS form approval checklist.
6. Monthly landscape report.
7. Evidence pack checklist.
8. Donor reporting calendar.
9. Donor report clearance sheet.
10. Evaluation workshop template.
11. After-action review template.
12. Knowledge product brief.
13. Data archive register.
14. Data access request form.
15. Data breach/incident report.

12. KPI and management review

13. Changelog from SOP 2019/2022

Appendix v2 - perubahan dari v1

• Menambahkan Jobs to Be Done (JTBD) sebagai jembatan antara business process, prosedur teknis, dan KPI divisi.
• Menambahkan KPI matrix v2 dengan indikator, target, frekuensi ukur, sumber data, PIC, dan proses tindak lanjut.
• Menjaga seluruh prosedur v1 sebagai dasar, lalu memperluasnya agar lebih mudah dipakai untuk onboarding, review kinerja, audit internal, dan Resilience Governance.

SOP / Playbook Data Security v2

Dokumen: SOP dan Playbook Data Security
Klien: Yayasan Hutan Biru / Blue Forests (YHB)
Disusun oleh: Sanggabiz
Versi: v2.0 draft kerja
Tanggal: 21 Mei 2026

1. Objective

SOP ini mengatur klasifikasi data, kontrol akses, penyimpanan, backup, data sharing, retention, offboarding access, incident response, dan governance aset digital YHB. Tujuannya memastikan data staf, donor, vendor, masyarakat dampingan, bukti program, peta/lokasi sensitif, dan dokumen kelembagaan terlindungi, mudah ditemukan oleh pihak berwenang, dan siap diaudit.

2. Scope

SOP ini berlaku untuk:

• Google Drive, email, website, media sosial, Kobo/Survey123/GIS, Synology/backup, laptop, hard disk, dan sistem operasional lain.
• Data HR, finance, procurement/logistics, donor/grant, KMEL, safeguarding, GEDSI, communications, dan governance.
• Staf, konsultan, volunteer, intern, vendor, partner, dan pihak ketiga yang mendapat akses data YHB.

3. Benchmark SOP 2019/2022

4. Principles

1. Least privilege: akses diberikan sesuai kebutuhan kerja, bukan jabatan umum.
2. Secure by default: data restricted/confidential tidak dibuka publik dan tidak dibagikan melalui link bebas.
3. One source of truth: data kelembagaan harus berada di folder/sistem resmi, bukan perangkat personal.
4. Traceable access: akses penting harus tercatat, disetujui, direview, dan dicabut saat tidak diperlukan.
5. Data minimization: hanya kumpulkan data yang dibutuhkan dan punya tujuan jelas.
6. Timely response: insiden data harus dilaporkan maksimal 24 jam sejak diketahui.
7. Respect and protection: data masyarakat dampingan, anak, kelompok rentan, dan pelapor kasus harus diperlakukan sebagai restricted/confidential.

5. Business process

5A. Jobs to Be Done (JTBD) sebagai dasar KPI

Bagian v2 ini menerjemahkan business process menjadi daftar pekerjaan utama divisi. Setiap JTBD menjadi dasar penyusunan KPI, pembagian PIC, dokumen kontrol, dan review kinerja. JTBD tidak menggantikan prosedur detail pada bagian berikutnya; JTBD menjadi pintu masuk praktis agar staf baru memahami pekerjaan inti, urutan kerja, bukti yang harus disimpan, dan indikator yang akan diukur.

5A.1 Menyimpan dan melakukan backup data

Outcome yang diharapkan: Data organisasi tersimpan di lokasi resmi, terstruktur, terlindungi, dan bisa dipulihkan jika terjadi kehilangan.

PIC utama: Data Security Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Data classification matrix.
• Access request/offboarding request.
• System atau folder owner approval.
• Admin register.
• Incident atau backup log bila relevan.

Langkah teknis:

1. Klasifikasikan data menjadi public, internal, confidential, restricted, dan safeguarding-sensitive.
2. Simpan data kerja di shared drive resmi, bukan perangkat pribadi atau akun personal.
3. Gunakan struktur folder dan naming convention per grant, fungsi, landscape, dan tahun.
4. Atur backup untuk data kritikal dan uji pemulihan minimal semesteran.
5. Tetapkan retention schedule agar data yang harus disimpan tidak terhapus terlalu cepat dan data usang tidak menumpuk.

Output dan evidence wajib:

• Access/admin/incident/backup log update.
• Evidence approval.
• Review atau closure note.
• Corrective action bila ada.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Least privilege menjadi prinsip default untuk semua akses.
• Restricted dan safeguarding-sensitive data hanya dibagi berdasarkan need-to-know.
• Incident response harus mencatat containment, root cause, corrective action, dan owner.

KPI terkait: Access review completion, Backup restore test.

5A.2 Mencegah kebocoran data

Outcome yang diharapkan: Risiko data donor, HR, keuangan, komunitas, GIS, dan safeguarding bocor dapat dicegah dan direspons cepat.

PIC utama: Data Security Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Data classification matrix.
• Access request/offboarding request.
• System atau folder owner approval.
• Admin register.
• Incident atau backup log bila relevan.

Langkah teknis:

1. Wajibkan MFA untuk akun admin, email organisasi, donor portal, cloud drive, dan sistem keuangan bila tersedia.
2. Gunakan least privilege access: staf hanya mendapat akses sesuai peran dan durasi kebutuhan.
3. Hindari pengiriman data sensitif melalui kanal tidak aman; gunakan link dengan permission terbatas dan expiry jika tersedia.
4. Lakukan security briefing saat onboarding dan refresh tahunan.
5. Jika ada dugaan breach, lakukan containment, dokumentasi, eskalasi, dan corrective action sesuai incident response.

Output dan evidence wajib:

• Access/admin/incident/backup log update.
• Evidence approval.
• Review atau closure note.
• Corrective action bila ada.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Least privilege menjadi prinsip default untuk semua akses.
• Restricted dan safeguarding-sensitive data hanya dibagi berdasarkan need-to-know.
• Incident response harus mencatat containment, root cause, corrective action, dan owner.

KPI terkait: Access review completion, Offboarding access closure, Security incident response.

5A.3 Manajemen akses data

Outcome yang diharapkan: Hak akses jelas, dapat diaudit, dan segera dicabut ketika staf berganti peran atau keluar.

PIC utama: Data Security Lead. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Data classification matrix.
• Access request/offboarding request.
• System atau folder owner approval.
• Admin register.
• Incident atau backup log bila relevan.

Langkah teknis:

1. Kelola access request melalui form/log yang mencatat requester, alasan, folder/sistem, level akses, approver, dan tanggal berlaku.
2. Review akses triwulanan untuk drive, email group, finance system, donor portal, Kobo/GIS, dan social media.
3. Gunakan role-based access untuk fungsi seperti Finance, SDM, KMEL, Partnership, dan landscape team.
4. Cabut akses pada offboarding dan catat bukti pencabutan di checklist SDM.
5. Simpan admin credential dalam mekanisme yang disetujui organisasi, bukan catatan pribadi.

Output dan evidence wajib:

• Access/admin/incident/backup log update.
• Evidence approval.
• Review atau closure note.
• Corrective action bila ada.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Least privilege menjadi prinsip default untuk semua akses.
• Restricted dan safeguarding-sensitive data hanya dibagi berdasarkan need-to-know.
• Incident response harus mencatat containment, root cause, corrective action, dan owner.

KPI terkait: Access review completion, Offboarding access closure.

5B. KPI matrix dan proses pengukuran

KPI v2 mengukur apakah JTBD benar-benar berjalan, bukan hanya apakah dokumen SOP tersedia. Setiap KPI harus memiliki sumber data, PIC, ritme review, dan tindak lanjut korektif. Jika target tidak tercapai, PIC wajib menjelaskan akar masalah, tindakan perbaikan, dan tanggal review berikutnya.

5B.1 Ritme review KPI

1. PIC memperbarui data KPI sesuai frekuensi yang tercantum pada matrix.
2. Supervisor atau lead divisi melakukan spot check atas sumber data dan bukti pendukung.
3. Hasil KPI dibahas dalam review divisi bulanan atau kuartalan, tergantung jenis indikator.
4. KPI berstatus kuning atau merah harus memiliki corrective action, owner, due date, dan escalation note bila membutuhkan keputusan manajemen.
5. KPI yang tiga periode berturut-turut tidak relevan harus direvisi melalui management review, bukan diabaikan diam-diam.
6. Ringkasan KPI lintas divisi dapat dipakai sebagai bahan Kaizen, internal audit, dan Resilience Governance.

6. Data classification

7. Procedure and guidelines

7.1 Data owner and storage

Setiap dataset/dokumen penting harus memiliki owner:

• HR data: SDM.
• Payroll and finance: Finance.
• Vendor/procurement/asset: Logistik dengan Finance.
• Grant/proposal/donor: Partnership dengan Finance/KMEL.
• Program evidence and indicator data: KMEL.
• Safeguarding case data: Safeguarding focal point/authorized case owner.
• Website/social/admin account: Communications/Data Security owner.

Data kerja wajib disimpan di folder resmi YHB. Perangkat personal hanya boleh menjadi working copy sementara dan harus dihapus setelah upload final.

7.2 Access request and approval

Akses baru harus mencatat:

• Nama requester.
• Tujuan akses.
• Dataset/folder/sistem yang diminta.
• Level akses: viewer/commenter/editor/admin.
• Durasi akses.
• Approver.

Admin akses tidak boleh diberikan permanen tanpa kebutuhan jelas. Akses admin website, domain, email, dan cloud storage direview minimal triwulanan.

7.3 Password, MFA, and admin account

Standar minimum:

• MFA wajib untuk email, cloud drive, website, donor platform, dan admin tools.
• Password tidak boleh dibagikan melalui chat/email tanpa proteksi.
• Shared account dihindari. Jika tidak dapat dihindari, harus ada owner, log penggunaan, dan rotasi password.
• Akun vendor/third party diberi akses terbatas dan waktu akses.

7.4 Data sharing

Sebelum data dibagikan:

• Cek klasifikasi.
• Cek kebutuhan dan penerima.
• Hapus/anonymize personal data jika tidak diperlukan.
• Gunakan link restricted, bukan public link, untuk data internal/restricted.
• Catat sharing data restricted/confidential.

Data anak, korban, pelapor, atau komunitas rentan tidak boleh dibagikan tanpa persetujuan dan dasar kebutuhan yang sah.

7.5 Backup and retention

Backup minimum:

• Data program dan operasional penting dimirror ke backup/Synology sesuai jadwal.
• Restore test dilakukan minimal triwulanan.
• Owner memastikan folder archive final tidak berubah tanpa approval.

Retention schedule draft:

7.6 Offboarding access

Saat staf/konsultan/volunteer keluar:

• SDM memicu access offboarding checklist.
• Supervisor/KMEL memastikan data kerja sudah diserahkan.
• Logistik memastikan perangkat/aset kembali.
• Finance memastikan tidak ada advance/settlement tertunda.
• Admin mencabut email, drive, donor platform, website, dan tools lain.

7.7 Data incident and breach response

Insiden data meliputi:

• Salah kirim data restricted/confidential.
• Link publik tidak sengaja.
• Akun hilang/terkompromi.
• Laptop/hard disk hilang.
• Website/admin disusupi.
• Data beneficiary/safeguarding terakses pihak tidak berwenang.

Alur respons:

1. Laporkan maksimal 24 jam ke Data Security owner dan supervisor.
2. Contain: cabut akses/link, reset password, suspend account, amankan perangkat.
3. Assess: jenis data, jumlah data, pihak terdampak, risiko harm.
4. Notify: Direktur, owner data, donor/legal jika diwajibkan.
5. Corrective action: pemulihan, perbaikan akses, training, incident log.
6. Lesson learned: update SOP/checklist jika perlu.

8. Integrasi data security ke 7 SOP

9. Outputs

10. Risk mitigation

11. Approval matrix

12. Minimum templates

1. Data classification guide.
2. Access request form.
3. Digital asset/admin register.
4. Quarterly access review checklist.
5. Data sharing checklist.
6. Retention schedule.
7. Offboarding access checklist.
8. Data breach/incident report.
9. Backup and restore test log.

13. Changelog from SOP 2019/2022

Appendix v2 - perubahan dari v1

• Menambahkan Jobs to Be Done (JTBD) sebagai jembatan antara business process, prosedur teknis, dan KPI divisi.
• Menambahkan KPI matrix v2 dengan indikator, target, frekuensi ukur, sumber data, PIC, dan proses tindak lanjut.
• Menjaga seluruh prosedur v1 sebagai dasar, lalu memperluasnya agar lebih mudah dipakai untuk onboarding, review kinerja, audit internal, dan Resilience Governance.

SOP / Playbook Safeguarding-GEDSI v2

Dokumen: SOP dan Playbook Safeguarding-GEDSI
Klien: Yayasan Hutan Biru / Blue Forests (YHB)
Disusun oleh: Sanggabiz
Versi: v2.0 draft kerja
Tanggal: 21 Mei 2026

1. Objective

SOP ini mengatur pencegahan, pelaporan, respons, dan pembelajaran terkait safeguarding, SEAH, perlindungan anak, anti-trafficking, anti-retaliation, dan mainstreaming GEDSI. Tujuannya memastikan semua aktivitas YHB melindungi staf, konsultan, volunteer, peserta kegiatan, masyarakat dampingan, anak, kelompok rentan, dan partner dari harm, diskriminasi, eksploitasi, pelecehan, serta ketidakadilan akses.

2. Scope

SOP ini berlaku untuk:

• Semua staf, konsultan, volunteer, intern, enumerator, tenaga harian, vendor, partner, dan sub-grantee.
• Semua kegiatan kantor, lapangan, perjalanan, workshop, data collection, publikasi, procurement, rekrutmen, dan donor engagement.
• Semua laporan terkait safeguarding, SEAH, child protection, trafficking, discrimination, harassment, abuse of power, retaliation, dan exclusion risk.

3. Benchmark SOP 2019/2022

4. Principles

1. Do no harm: keputusan organisasi tidak boleh menambah risiko terhadap korban/pelapor/komunitas.
2. Survivor-centered: keselamatan, martabat, pilihan, dan kerahasiaan survivor menjadi prioritas.
3. Confidential and need-to-know: informasi kasus hanya dibuka kepada pihak yang perlu tahu.
4. Anti-retaliation: pelapor, saksi, dan pendukung tidak boleh mendapat pembalasan.
5. Inclusion by design: akses, bahasa, lokasi, waktu, dan metode kegiatan harus mempertimbangkan GEDSI sejak perencanaan.
6. Accountability: semua laporan ditangani dengan SLA, case owner, dan dokumentasi aman.
7. Partner compliance: vendor/partner yang bekerja dengan YHB wajib mematuhi standar safeguarding-GEDSI minimum.

5. Business process

5A. Jobs to Be Done (JTBD) sebagai dasar KPI

Bagian v2 ini menerjemahkan business process menjadi daftar pekerjaan utama divisi. Setiap JTBD menjadi dasar penyusunan KPI, pembagian PIC, dokumen kontrol, dan review kinerja. JTBD tidak menggantikan prosedur detail pada bagian berikutnya; JTBD menjadi pintu masuk praktis agar staf baru memahami pekerjaan inti, urutan kerja, bukti yang harus disimpan, dan indikator yang akan diukur.

5A.1 Sosialisasi pencegahan safeguarding

Outcome yang diharapkan: Staf, mitra, vendor, konsultan, dan enumerator memahami standar perilaku, kanal pelaporan, dan prinsip do no harm.

PIC utama: Safeguarding-GEDSI Focal Point. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Safeguarding/GEDSI risk screening.
• Complaint atau case intake bila ada.
• Code of conduct dan clause terkait.
• Referral map.
• Restricted case register bila relevan.

Langkah teknis:

1. Masukkan safeguarding, anti-harassment, anti-trafficking, child safe, dan GEDSI ke onboarding wajib.
2. Berikan briefing singkat sebelum kegiatan lapangan, data collection, donor visit, atau kerja dengan anak/kelompok rentan.
3. Pastikan code of conduct atau safeguarding clause masuk ke kontrak mitra, vendor, konsultan, dan enumerator sesuai risiko.
4. Gunakan bahasa lokal dan kanal yang aman agar komunitas tahu cara melapor.
5. Catat peserta sosialisasi dan evaluasi pemahaman minimal setahun sekali.

Output dan evidence wajib:

• Risk screening, intake, atau case note yang aman.
• Referral/action plan bila relevan.
• GEDSI atau safeguarding checklist.
• Learning note yang dianonimkan bila aman.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Semua proses mengikuti prinsip survivor-centered, do no harm, confidentiality, dan anti-retaliation.
• Informasi kasus dibatasi hanya untuk pihak need-to-know.
• GEDSI checklist dipakai sejak desain kegiatan, bukan setelah kegiatan berjalan.

KPI terkait: Safeguarding briefing coverage, Case confidentiality compliance, GEDSI checklist adoption.

5A.2 Complaint handling

Outcome yang diharapkan: Keluhan diterima melalui kanal aman, dipilah berdasarkan risiko, dan ditindaklanjuti tanpa retaliation.

PIC utama: Safeguarding-GEDSI Focal Point. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Safeguarding/GEDSI risk screening.
• Complaint atau case intake bila ada.
• Code of conduct dan clause terkait.
• Referral map.
• Restricted case register bila relevan.

Langkah teknis:

1. Sediakan kanal pelaporan yang mudah diakses, termasuk opsi anonim bila memungkinkan.
2. Pisahkan keluhan umum, grievance HR, fraud, safeguarding case, dan emergency safety issue.
3. Catat case intake dengan prinsip need-to-know dan lindungi identitas pelapor/survivor.
4. Tentukan case owner, timeline respons, referral, dan escalation pathway.
5. Berikan update aman kepada pelapor sesuai kebutuhan tanpa membuka informasi sensitif.

Output dan evidence wajib:

• Risk screening, intake, atau case note yang aman.
• Referral/action plan bila relevan.
• GEDSI atau safeguarding checklist.
• Learning note yang dianonimkan bila aman.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Semua proses mengikuti prinsip survivor-centered, do no harm, confidentiality, dan anti-retaliation.
• Informasi kasus dibatasi hanya untuk pihak need-to-know.
• GEDSI checklist dipakai sejak desain kegiatan, bukan setelah kegiatan berjalan.

KPI terkait: Safeguarding briefing coverage, Complaint response timeliness, Case confidentiality compliance.

5A.3 Investigasi dan rujukan kasus

Outcome yang diharapkan: Kasus ditangani survivor-centered, confidential, dan tidak memperburuk risiko keselamatan.

PIC utama: Safeguarding-GEDSI Focal Point. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Safeguarding/GEDSI risk screening.
• Complaint atau case intake bila ada.
• Code of conduct dan clause terkait.
• Referral map.
• Restricted case register bila relevan.

Langkah teknis:

1. Lakukan risk assessment awal: keselamatan survivor, pelapor, saksi, staf, dan komunitas.
2. Batasi akses informasi kepada tim kecil yang memiliki mandat jelas.
3. Tentukan apakah kasus perlu investigasi internal, rujukan layanan, pelaporan ke otoritas, atau tindakan administratif.
4. Dokumentasikan keputusan, bukti, interview, dan tindakan korektif secara aman.
5. Tutup kasus dengan management review dan pembelajaran sistemik tanpa membuka identitas pihak sensitif.

Output dan evidence wajib:

• Risk screening, intake, atau case note yang aman.
• Referral/action plan bila relevan.
• GEDSI atau safeguarding checklist.
• Learning note yang dianonimkan bila aman.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Semua proses mengikuti prinsip survivor-centered, do no harm, confidentiality, dan anti-retaliation.
• Informasi kasus dibatasi hanya untuk pihak need-to-know.
• GEDSI checklist dipakai sejak desain kegiatan, bukan setelah kegiatan berjalan.

KPI terkait: Case confidentiality compliance.

5A.4 Pengarusutamaan GEDSI

Outcome yang diharapkan: Program, procurement, data collection, dan komunikasi dirancang inklusif sejak awal.

PIC utama: Safeguarding-GEDSI Focal Point. PIC utama dapat mendelegasikan langkah operasional, tetapi tetap bertanggung jawab atas kualitas output, kelengkapan bukti, dan tindak lanjut KPI.

Trigger proses: pekerjaan dimulai ketika ada kebutuhan program, donor, manajemen, landscape, atau compliance yang relevan dengan JTBD ini. Trigger harus dicatat dalam tracker/register divisi agar tidak bergantung pada komunikasi personal.

Input minimum:

• Safeguarding/GEDSI risk screening.
• Complaint atau case intake bila ada.
• Code of conduct dan clause terkait.
• Referral map.
• Restricted case register bila relevan.

Langkah teknis:

1. Gunakan GEDSI checklist pada desain aktivitas, proposal, TOR, procurement, dan tools data collection.
2. Identifikasi hambatan partisipasi berbasis gender, disabilitas, usia, bahasa, lokasi, dan status sosial.
3. Rancang mitigasi seperti lokasi ramah akses, jadwal yang aman, fasilitator lokal, dan kanal feedback.
4. Pantau data terpilah sesuai kebutuhan dan etika data.
5. Masukkan temuan GEDSI ke learning review dan perbaikan SOP.

Output dan evidence wajib:

• Risk screening, intake, atau case note yang aman.
• Referral/action plan bila relevan.
• GEDSI atau safeguarding checklist.
• Learning note yang dianonimkan bila aman.

Kontrol kualitas dan risiko:

• Semua proses mengikuti prinsip survivor-centered, do no harm, confidentiality, dan anti-retaliation.
• Informasi kasus dibatasi hanya untuk pihak need-to-know.
• GEDSI checklist dipakai sejak desain kegiatan, bukan setelah kegiatan berjalan.

KPI terkait: Case confidentiality compliance, GEDSI checklist adoption.

5B. KPI matrix dan proses pengukuran

KPI v2 mengukur apakah JTBD benar-benar berjalan, bukan hanya apakah dokumen SOP tersedia. Setiap KPI harus memiliki sumber data, PIC, ritme review, dan tindak lanjut korektif. Jika target tidak tercapai, PIC wajib menjelaskan akar masalah, tindakan perbaikan, dan tanggal review berikutnya.

5B.1 Ritme review KPI

1. PIC memperbarui data KPI sesuai frekuensi yang tercantum pada matrix.
2. Supervisor atau lead divisi melakukan spot check atas sumber data dan bukti pendukung.
3. Hasil KPI dibahas dalam review divisi bulanan atau kuartalan, tergantung jenis indikator.
4. KPI berstatus kuning atau merah harus memiliki corrective action, owner, due date, dan escalation note bila membutuhkan keputusan manajemen.
5. KPI yang tiga periode berturut-turut tidak relevan harus direvisi melalui management review, bukan diabaikan diam-diam.
6. Ringkasan KPI lintas divisi dapat dipakai sebagai bahan Kaizen, internal audit, dan Resilience Governance.

6. Procedure and guidelines

6.1 Prevention and risk screening

Setiap program/kegiatan harus melakukan screening sederhana:

• Apakah melibatkan anak atau kelompok rentan?
• Apakah ada interaksi langsung vendor/konsultan dengan masyarakat?
• Apakah ada pengambilan data pribadi, foto, cerita, atau lokasi sensitif?
• Apakah kegiatan membutuhkan perjalanan/akomodasi bersama?
• Apakah ada hambatan akses bagi perempuan, penyandang disabilitas, kelompok adat/lokal, anak muda, atau kelompok rentan lain?

Jika risiko sedang/tinggi, TOR harus memuat mitigasi safeguarding-GEDSI.

6.2 Mandatory standards

Standar minimum:

• Semua staf/konsultan/volunteer menandatangani kode etik dan safeguarding commitment.
• Onboarding wajib memuat safeguarding, anti-SEAH, anti-retaliation, child safe, dan GEDSI basics.
• Vendor/partner yang berinteraksi dengan komunitas wajib menerima safeguarding clause.
• Foto, cerita, dan data pribadi harus menggunakan consent yang sesuai konteks.
• Kegiatan harus menyediakan mekanisme pengaduan yang dapat diakses peserta.

6.3 Reporting channels

Kanal pelaporan harus tersedia untuk:

• Staf.
• Konsultan/volunteer/intern.
• Peserta kegiatan.
• Masyarakat dampingan.
• Partner/vendor.

Kanal minimal:

• Focal point safeguarding.
• Email/nomor resmi pengaduan.
• Jalur ke Direktur/Dewan jika subjek laporan adalah atasan atau focal point.
• Opsi pelaporan oleh pihak ketiga.

Kanal harus disosialisasikan sebelum kegiatan lapangan/workshop yang melibatkan masyarakat.

6.4 Intake and immediate response

Saat laporan diterima:

1. Dengarkan tanpa menyalahkan.
2. Pastikan keselamatan langsung.
3. Jelaskan batas kerahasiaan.
4. Catat informasi minimum, jangan melakukan interogasi.
5. Tanya kebutuhan dukungan/referral.
6. Laporkan ke authorized focal point sesuai SLA.

Informasi minimum:

• Tanggal/waktu laporan.
• Jenis concern.
• Lokasi.
• Pihak terdampak.
• Risiko keselamatan segera.
• Tindakan awal.