Laporan telaah awal ini diperbarui dengan interview Regista KMEL dan dipetakan ke output SOP baru untuk Partnership, Logistik, SDM, Keuangan, KMEL, Data Security, dan Safeguarding-GEDSI.
Gambaran besar kondisi SOP YHB saat ini dan kenapa perlu diperbaiki sekarang.
YHB sudah memiliki fondasi SOP yang cukup kuat — ada SOP 2019, draft revisi 2022, kode etik, kebijakan safeguarding, dan template kontrak. Masalahnya bukan "tidak punya SOP", melainkan SOP tersebut belum menjadi sistem yang benar-benar dipakai: tidak ada version control, approval authority masih di memo terpisah, staf lebih memilih bertanya langsung daripada membaca prosedur, dan banyak kontrol penting masih bergantung pada kebiasaan orang per orang.
Dua celah SDM/keuangan perlu diberi bobot khusus: proses HR/payroll masih banyak berjalan manual di Google Workspace, dan standar grading/leveling yang membantu keputusan rate personil, kualifikasi, serta promosi belum disahkan sebagai dokumen lembaga.
Update interview Regista menambahkan gap besar pada fungsi KMEL: data program tersebar per landscape, TOR/laporan masih banyak berjalan via email tanpa status tracking, evidence pack belum distandardkan, dan knowledge sharing masih ad hoc. Karena itu output SOP baru diperluas menjadi 7 SOP bidang: Partnership, Logistik, SDM, Keuangan, KMEL, Data Security, dan Safeguarding-GEDSI.
Dalam 90 hari ke depan, fokus perbaikan bukan membuat dokumen tebal — melainkan menghasilkan playbook kerja yang ringkas, flowchart approval yang jelas, form baku, checklist, register, matrix kontrol, dan roadmap otomasi proses yang benar-benar membantu kerja harian lintas donor dan landscape.
Gap utama per bidang: apa yang sudah ada, apa yang tidak cukup, dan dampaknya.
| Bidang | Yang sudah ada di SOP 2019 | Celah / yang kurang | Prioritas |
|---|---|---|---|
| 🏛️ Governance | Struktur organisasi, kode etik, konflik kepentingan | Approval authority masih di memo terpisah; tidak ada version control; document owner tidak jelas | Tinggi |
| 🤝 Partnership | Belum ada modul khusus di SOP 2019/2022; praktik proposal dan donor relationship sudah berjalan | Tidak ada go/no-go formal, proposal clearance lintas fungsi, grant handover pack, dan donor relationship log | Tinggi |
| 👥 HRD | Rekrutmen dasar, kontrak, cuti, BPJS, timesheet, evaluasi mitra | Tidak ada sistem evaluasi staf tetap; proses HRIS/cuti/timesheet masih manual; grading/leveling dan jalur promosi belum disahkan; grievance minim teknis | Tinggi |
| 💰 Keuangan | Penganggaran, uang muka, settlement, kas, audit | Rate card (per diem, hotel, konsultan) tidak di-update sejak 2019; payroll multi-sumber pendanaan belum otomatis/terintegrasi BPJS, pajak, dan slip; tidak ada aging tracker advance; maker-checker-releaser tidak terdokumentasi | Tinggi |
| 📦 Logistik | Threshold pengadaan, aset, travel authorization, per diem | SLA H-5 tidak dipatuhi (realita H-1/H-2); tidak ada aging invoice; vendor list tidak terbuka ke staf; klasifikasi aset vs consumable tidak konsisten | Tinggi |
| 📊 KMEL/KML | Monitoring bulanan, evaluasi 6 bulanan, donor reporting, Kobo/GIS, dan knowledge product sudah berjalan dalam praktik | Belum ada SOP KMEL; data tersebar di Drive per landscape; TOR review via email; evidence pack, data security, dan knowledge sharing belum distandardkan | Tinggi |
| 🔒 Data Security | Brand guideline, protokol media sosial, klausul confidentiality di kontrak staf | Belum ada kebijakan privacy, access control, data retention, breach response, website/admin governance, dan kontrol akun cloud drive | Tinggi |
| 🤝 Safeguarding-GEDSI | Child Safe Policy, Anti Human Trafficking Statement, kode etik, referensi SEAH | Statement sudah ada, tetapi case handling, survivor support, confidential reporting, anti-retaliation, partner compliance, dan GEDSI checklist belum operasional | Tinggi |
Catatan: governance tetap menjadi kerangka induk lintas SOP. Output halaman Rekomendasi SOP difokuskan ke 7 SOP bidang: Partnership, Logistik, SDM, Keuangan, KMEL, Data Security, dan Safeguarding-GEDSI.
Risiko yang paling perlu ditangani lebih dulu — sebelum masuk ke penyusunan SOP per bidang.
Kondisi saat ini, yang perlu diperbaiki, dan aksi konkret dalam 90 hari. Detail rancangan ada di page Rekomendasi SOP.
| Cluster barang | Sinyal dari data | Jalur SOP baru | Dokumen minimum |
|---|---|---|---|
| Routine consumable & field kit | Dry bag, booties, raincoat, life jacket, ATK, perlengkapan event/lapangan; nilai unit kecil tetapi batch bisa besar. | Rate card + approved request. PO tidak wajib jika harga masih dalam range dan total transaksi di bawah batas internal. | Request, cek rate card, invoice/kwitansi, payment request, bukti pembayaran, bukti terima. |
| Standard technical goods | Laptop standar median Rp9,1 juta; projector Rp5,6 juta; GPS Rp4,7 juta; DO meter Rp4,3 juta. | Vendor shortlist + rate card tahunan. Tidak perlu 3 penawaran ulang selama harga dalam toleransi. | Request, referensi rate card/vendor, PO atau approved request, invoice, payment request, tagging, bukti terima. |
| Specialized/high-risk assets | Drone, kamera profesional, mesin produksi, kendaraan, infrastruktur, dan alat lab spesifik sering bernilai tinggi dan punya risiko spesifikasi. | Tetap gunakan full procurement: penawaran kompetitif, bid matrix, PO/kontrak, dan kontrol aset. | TOR/SOW teknis, request, 3 penawaran/bid matrix, PO/kontrak, invoice, payment, tagging, serah terima. |
| Community/local technical procurement | Beberapa pengadaan lokasi/komunitas sulit dibandingkan apple-to-apple dengan 3 supplier. | 3 penawaran dapat diganti justifikasi supplier/komunitas jika alasan teknis/lokasi kuat dan harga wajar. | Justifikasi supplier, bukti kewajaran harga, approval program + finance/logistik, invoice/kwitansi, bukti terima. |
| Non-catalog/non-rate-card item | Item tidak berulang tetap membutuhkan kontrol value-based seperti SOP lama. | Gunakan threshold existing sebagai default: sampai Rp1 juta, Rp1-3 juta, Rp3-7 juta, dan di atas Rp7 juta. | Dokumen sesuai level existing SOP, ditambah field register minimum dan custodian aset. |
Prinsip kontrol baru: penawaran mengikuti nilai per item dan status rate-card; approval, PO, dan payment control mengikuti total pembelian per supplier/per transaksi; semua aset tetap wajib masuk register dengan vendor, tagging, lokasi, kondisi, dan custodian.
Bukan satu SOP gabungan lagi — melainkan playbook modular per bidang yang bisa diperbarui secara independen.
SOP baru YHB sebaiknya dirancang dalam format playbook, bukan dokumen tebal yang hanya dibaca saat orientasi lalu tersimpan di Google Drive. Setiap bidang punya modul sendiri yang terdiri dari: satu halaman alur proses (flowchart), satu tabel DARCI (siapa mengerjakan apa), form atau checklist yang siap pakai, dan rate/register yang menjadi lampiran resmi.
Prinsip desain SOP baru: