Initial interview — 22–24 April 2026

Interview Notes

Ringkasan narasumber awal untuk membaca kebutuhan SOP sebagai playbook kerja: partnership & komunikasi, logistik & pengadaan, finance, serta SDM & GA.

Buka Google Doc Lihat Ringkasan
Interview Coverage
4 narasumber
4 area kerja: partnership, logistik, finance, SDM & GA
3 hari sesi: 22–24 April 2026
Partnership & Komunikasi

23 April 2026, 09.00–10.00

RH

Rahmat Hidayat (Mato)

Partnership & Communication Manager — Cabang Makassar

Bergabung 2023 · bertanggung jawab kepada Direktur Rio

Lingkup Pekerjaan

  • Brand management untuk Blue Forests.
  • Partner engagement — baik mitra baru maupun mitra eksisting.
  • Komunikasi internal dan eksternal (online/offline), termasuk media sosial.
  • Supervisi Partnership Assistant dan Social Media Assistant.
  • KPI: minimal dua grant berhasil per tahun.
  • Alur proposal: screening peluang → penyusunan draft bersama Rio, Yusran, dan asisten → submit → setelah granted, handover ke program, HR, dan finance.
  • Volume: sekitar satu proposal per bulan, total ~20 proposal termasuk Letter of Interest.

Pendapat Mengenai SOP Saat Ini

  • Belum ada dokumentasi alur kerja tertulis untuk divisi partnership.
  • Tim yang berpengalaman cenderung tidak terlalu membutuhkan panduan rinci, tetapi tetap mengakui kebutuhan prosedur yang jelas.
  • SOP diharapkan berbentuk playbook — berisi garis besar haluan kerja, bukan petunjuk yang terlalu teknis.
  • Implementasi AI masih minimal; sebatas brainstorming. Proses masih berjalan manual secara keseluruhan.

Masalah yang Ada

  • Tidak ada rate baku yang dipublikasikan secara internal; setiap divisi dan landscape memiliki kebutuhan berbeda sehingga sulit dibuat standar.
  • Gesekan antar divisi dalam penyusunan budget: finance ingin partnership yang menyusun, partnership merasa finance lebih kompeten — menjadi beban ganda saat deadline ketat.
  • Database proposal tidak terstruktur: disimpan di Google Drive tanpa pemilahan antara proposal berhasil, gagal, dan analisis penyebabnya.
  • Beberapa program melakukan survei setelah grant disetujui, bukan sebelumnya, sehingga menciptakan dinamika implementasi yang tidak ideal.
  • Sekitar 20% konten media sosial yang direncanakan terlewat akibat staf mengerjakan tugas lain secara bersamaan.
  • Format proposal sangat bervariasi karena tidak ada template baku.

Saran Pengembangan

  • Buat playbook proposal yang mencakup alur screening, penyusunan, dan handover secara jelas.
  • Susun dan publikasikan rate baku internal lintas divisi dan landscape sebagai rujukan bersama.
  • Bangun database proposal terstruktur yang membedakan status berhasil/gagal beserta analisis pembelajaran.
  • Integrasikan platform AI untuk membantu penyusunan proposal agar proses lebih efisien.
  • Tambah sumber daya desainer agar Social Media Assistant bisa fokus pada eksekusi konten.
Logistik & Pengadaan

23 April 2026

AZ

Andi Zaenab Astrian

Logistics Manager

Dibantu satu asisten (bergabung 8–9 bulan lalu)

Lingkup Pekerjaan

  • Pembuatan kontrak dengan supplier dan vendor.
  • Manajemen perumahan dan akomodasi staf.
  • Manajemen aset organisasi.
  • Pengadaan logistik (barang, peralatan, transportasi).
  • Alur permintaan: staf landscape → persetujuan logistik → persetujuan finance → persetujuan koordinator landscape.
  • Pemesanan hotel dan venue untuk kegiatan skala besar.

Pendapat Mengenai SOP Saat Ini

  • SOP yang ada saat ini kurang menarik secara tampilan sehingga staf enggan membaca dan memahaminya.
  • SOP menetapkan pengajuan H-5, tetapi kenyataan di lapangan banyak yang H-1 atau H-2 — menunjukkan SOP belum efektif diinternalisasi.
  • Dokumen ToR sudah memuat rencana anggaran, tetapi detail kebutuhan material dan peralatan di tiap landscape masih kurang spesifik.

Masalah yang Ada

  • Staf sering mengajukan permintaan pengadaan mendekati waktu pelaksanaan (H-1/H-2), padahal pengadaan di atas Rp7 juta idealnya butuh 2–3 minggu persiapan, terutama untuk barang langka.
  • Permintaan yang datang bersamaan memaksa tim memprioritaskan secara manual berdasarkan urgensi, tanpa sistem antrian yang baku.
  • Hanya dua landscape yang memiliki fasilitas logistik, keduanya masih bersifat dasar.
  • Sistem pencatatan masih manual (email + laporan aset); database barang dan vendor belum terbuka untuk staf.
  • Barang habis pakai (consumables) seperti alat tulis tidak tercatat secara detail.

Saran Pengembangan

  • Perbaiki tampilan SOP agar lebih menarik dan mudah dipahami staf di lapangan.
  • Perjelas aturan waktu pengajuan dan persyaratan persetujuan (termasuk lead time per kategori barang).
  • Pertegas klasifikasi barang: mana yang masuk kategori aset dan mana yang consumables.
  • Tambahkan persyaratan justifikasi yang lebih rinci dalam ToR, terutama untuk kebutuhan material dan peralatan per landscape.
  • Perjelas prosedur penerbitan Purchase Order (PO).
  • Revisi prosedur uji laboratorium yang memiliki kemiripan alur dengan pengadaan umum.
  • Idealnya, tambah administrator logistik di setiap landscape untuk mengurangi ketergantungan pada satu titik koordinasi pusat.
Finance

24 April 2026, 10.00–11.00

FR

Fransiska

Finance

Lingkup Pekerjaan

  • Pengelolaan anggaran dan pengeluaran program.
  • Analisis data historis spending lintas program dan lokasi.
  • Koordinasi dengan divisi lain terkait laporan keuangan dan kebutuhan budget grant.

Pendapat Mengenai SOP Saat Ini

  • SOP perlu diubah dari format yang terlalu detail menjadi playbook — berisi garis besar haluan kerja yang lebih mudah dirujuk.
  • Diperlukan bagan alur kerja yang jelas agar peran masing-masing fungsi tidak berjalan terisolasi.

Masalah yang Ada

  • Sebelum periode finance: data historis belum bisa dianalisis dengan mudah untuk menjadi referensi budget grant berikutnya.
  • Selama periode finance: data spending dan informasi operator tersebar di banyak lokasi sehingga sulit dikonsolidasi.
  • Peran kerja cenderung berjalan sendiri-sendiri antar divisi; koordinasi lintas fungsi lemah.

Saran Pengembangan

  • Buat alur kerja terorganisir dengan bagan yang jelas antar fungsi dan divisi.
  • Perinci prosedur crowd management dan pencegahan korupsi, khususnya untuk area-area berisiko tinggi.
  • Revisi rate bisnis dan hotel menggunakan data historis yang sudah ada.
  • Ubah format SOP menjadi playbook yang memuat garis besar haluan kerja, bukan instruksi sangat teknis.
  • Tetapkan protokol sanksi yang jelas untuk pelanggaran SOP agar lebih efektif dipatuhi.
SDM & GA

22 April 2026

RK

Rieski Kurniasari

SDM & GA Manager

Bergabung 2015 · bertanggung jawab langsung kepada Direktur Rio · sempat cuti 2017–2018

Lingkup Pekerjaan

  • Mengelola seluruh fungsi SDM sejak awal bergabung (rekrutmen, administrasi HR, GA).
  • Koordinasi dengan Wana (Training & Organizational Development), Mato (Partnership & Communication), dan Ena (Logistik & Administrasi).
  • Koordinasi intensif dengan pengadaan/logistik.
  • Pengelolaan kontrak, timesheet, dan administrasi staf tetap maupun mitra/konsultan.
  • Bertanggung jawab atas evaluasi kinerja staf kontrak/mitra (sistem rating numerik + rekomendasi lanjut/naik gaji/putus kontrak).

Pendapat Mengenai SOP Saat Ini

  • SOP 2019 mengandung kesalahan ketik dan persoalan susunan yang sudah diidentifikasi; masukan perbaikan sudah dikumpulkan sejak 2022, tetapi belum mendapat persetujuan Direktur karena beban proyek.
  • Organisasi belum terdigitalisasi: proses bergantung pada PDF di Google Drive yang sulit dicari, sehingga staf lebih memilih bertanya langsung daripada membaca prosedur.
  • Harapan Tim HR adalah setiap bidang terdigitalisasi dan saling terkait, termasuk sistem HRIS; saat ini proses SDM masih banyak memakai Google Workspace, misalnya pengajuan cuti melalui form dan e-mail.
  • Belum ada sistem evaluasi kinerja untuk staf tetap (internal) — hanya staf kontrak/mitra yang sudah memiliki tabel evaluasi.

Masalah yang Ada

  • Rekrutmen konsultan: anggota tim sering membawa referral dan langsung meminta kontrak; Rieski membuat justifikasi post-hoc. Otoritas persetujuan tidak jelas (koordinator vs. Direktur), dan tidak ada sistem validasi kualifikasi referral — berpotensi menimbulkan bias.
  • Prosedur perlindungan tidak lengkap: SOP minim panduan teknis untuk grievance, anti-human trafficking, anti-slavery, anti-fraud, perlindungan anak, dan pencegahan pelecehan seksual — padahal donor sering memintanya.
  • Timesheet manual: supervisor harus menyetujui timesheet terlebih dahulu; keterlambatan beruntun memaksa tim finance bekerja lembur untuk memproses pembayaran.
  • Payroll manual dan kompleks: pengelolaan payroll harus menggabungkan berbagai sumber pendanaan dan belum terintegrasi dengan BPJS, pajak, serta pembuatan slip, sehingga memperberat kerja tim dan meningkatkan risiko human error.
  • Standar grading/leveling belum dilembagakan: standar remunerasi/leveling tidak dimuat di SOP karena memuat informasi salary yang confidential dan terakhir diterbitkan melalui SK 2019; draft Standar Grading/Leveling 2023-2025 pernah disusun untuk acuan rate personil, kualifikasi, dan rekomendasi peningkatan jabatan, tetapi belum disahkan meskipun sebagian dipakai de facto.
  • Laporan MEL: tim MEL kesulitan mengumpulkan laporan bulanan dari landscape tepat waktu karena alur manual (email + PDF); tidak ada visibilitas real-time.

Saran Pengembangan

  • Digitalisasi proses SDM: kurangi ketergantungan pada manual, buat prosedur mudah dicari dan dirujuk.
  • Susun roadmap HRIS minimum untuk cuti, timesheet, approval, personnel file, dan handoff payroll.
  • Ratifikasi standar grading/leveling sebagai acuan non-salary untuk kualifikasi, rate personil, dan promosi; informasi salary tetap dikelola melalui dokumen/SK terbatas.
  • Buat flowchart proses yang jelas untuk siklus hiring, pemeliharaan kontrak, dan pemutusan hubungan kerja.
  • Perjelas otoritas persetujuan rekrutmen konsultan: mana yang cukup di tingkat koordinator, mana yang perlu Direktur.
  • Lengkapi prosedur perlindungan (grievance, anti-fraud, perlindungan anak, dll.) agar siap saat donor meminta.
  • Terapkan sistem evaluasi kinerja untuk staf tetap agar penilaian tidak bergantung pada preferensi personal.
  • Pertimbangkan menghapus approval supervisor untuk timesheet yang bersifat rutin dan tidak berubah, dengan tetap menetapkan cut-off date yang ketat.
  • Bangun dashboard digital real-time untuk laporan landscape agar MEL dan manajemen bisa mengakses data tanpa menunggu kiriman manual.