record bernilai di atas Rp3 juta, sehingga SOP lama sering memicu penawaran/PO meskipun itemnya berulang dan standar.
Konsolidasi Asset Register, Inventory Register, dan Perlengkapan Lap & Lab untuk membaca portofolio aset, histori pembelian, cluster aset, dan pola procurement.
Asset list, ringkasan nilai, status aset, donor, lokasi, vendor, dan kategori procurement.
Nilai dan frekuensi pembelian per tahun, pola bulanan, serta pembelian terbaru dari filter aktif.
| Tanggal | Register | Deskripsi | Cluster | Lokasi | Donor | Nilai |
|---|
Pengelompokan aset berbasis deskripsi item untuk membaca komposisi portofolio dan basis rate procurement.
| Product family | Jumlah record | Median unit price | Range harga | Tahun muncul |
|---|
Pola procurement yang bisa menjadi input SOP logistik, approval, vendor database, dan planning budget.
Data menunjukkan SOP lama terlalu value-only. Rekomendasi baru memakai kombinasi nilai, cluster barang, rate card, dan risiko aset.
record bernilai di atas Rp3 juta, sehingga SOP lama sering memicu penawaran/PO meskipun itemnya berulang dan standar.
record di atas Rp7 juta. Nilainya besar, tapi banyak berasal dari cluster IT, kamera, fasilitas, dan alat teknis berulang.
record bernilai belum punya vendor eksplisit. Kontrol register minimum perlu diperkuat bersamaan dengan simplifikasi proses.
Dry bag, booties, raincoat, life jacket, kursi, meja standar, printer, projector, GPS, pH/DO meter, dan laptop standar dapat memakai katalog harga/rate card yang diperbarui berkala.
Untuk standard technical goods, kontrol terbaik bukan mencari 3 penawaran setiap transaksi, tetapi validasi vendor dan harga secara periodik.
Drone, kamera profesional, mesin produksi, kendaraan, infrastruktur, dan alat lab spesifik tetap perlu kontrol dokumen lebih kuat karena risiko spesifikasi, maintenance, dan nilai sisa aset.
| Jenis/cluster barang | Sinyal dari data | Jalur SOP baru | Dokumen minimum |
|---|---|---|---|
| Routine consumable & field kit | Median dry bag Rp0,3 juta, booties Rp0,6 juta, office chair Rp0,7 juta; sering dibeli berulang dalam batch. | Rate card + approved request. PO tidak wajib jika masih dalam range dan total transaksi di bawah batas internal. | Request, cek rate card, invoice, payment request, bukti pembayaran, bukti terima. |
| Standard technical goods | Laptop standar median Rp9,1 juta; projector Rp5,6 juta; GPS Rp4,7 juta; DO meter Rp4,3 juta. | Vendor shortlist + rate card tahunan. Tidak perlu 3 penawaran ulang selama harga dalam toleransi. | Request, referensi rate card/vendor, PO atau approved request, invoice, payment request, tagging, bukti terima. |
| Specialized/high-risk assets | Camera/media, drone, mesin, fasilitas, dan kendaraan sering bernilai di atas Rp7 juta dan punya risiko spesifikasi. | Tetap ikut full procurement: penawaran kompetitif, bid matrix, PO/kontrak, dan kontrol aset. | TOR/SOW teknis, procurement request, 3 penawaran/bid matrix, PO/kontrak, invoice, payment, tagging, serah terima. |
| Community/local technical procurement | Beberapa pengadaan lokasi/komunitas sulit dibandingkan apple-to-apple dengan 3 supplier. | 3 penawaran dapat diganti justifikasi supplier/komunitas jika ada alasan teknis/lokasi yang kuat. | Justifikasi supplier, bukti kewajaran harga, approval program + finance/logistik, invoice/kwitansi, bukti terima. |
| Non-catalog/non-rate-card item | Item tidak berulang tetap membutuhkan kontrol value-based seperti SOP lama. | Gunakan threshold lama sebagai default: <Rp1 juta, Rp1-3 juta, Rp3-7 juta, dan >Rp7 juta. | Sesuai level existing SOP, dengan tambahan register minimum vendor, lokasi, donor, tagging, dan custodian. |
Daftar item dari tiga register, mengikuti filter dashboard di atas.
| Tanggal | Register | Deskripsi | Cluster | Qty | Nilai | Status | Vendor | Tagging |
|---|