Working Meeting
SOP Kelembagaan
Sesi ini difokuskan untuk menyelaraskan pemahaman dan langkah selanjutnya:
Menyepakati alur proyek
Membaca temuan awal dari dokumen yang tersedia
Menentukan langkah validasi sebelum drafting SOP
Posisi Proyek
- Kick-off readiness telah dilakukan pada 7 Maret 2026.
- Paket dokumen awal telah tersedia untuk analisis dasar.
- Menandai masuknya ke fase diagnosis substantif.
Key Outcomes
- Overview flow proyek & urutan kerja disepakati.
- Temuan awal dokumen dipahami bersama.
- Rencana validasi proses & struktur output yang jelas.
Project Flow Menuju Draft SOP
Thinking process kita tidak dimulai dari menulis SOP, melainkan dari diagnosis, pemetaan proses yang terarah, validasi lapangan, lalu desain future-state dan dokumentasi final.
Desk review & framing
Melakukan telaah dokumen existing untuk menetapkan konteks.
Process mapping
Memetakan proses kunci yang masuk scope.
Identifikasi pain point
Membaca bottleneck & kelemahan kontrol saat ini.
FGD & workshop
Verifikasi praktik lapangan vs dokumen pusat.
SOP & control design
Mendesain future-state yang auditable.
Drafting SOP
Pembuatan SOP induk, fungsi, dan lampiran.
Finalisasi & SK
Review manajemen dan pengesahan final.
Temuan Awal dari Dokumen Existing
Paket data yang tersedia cukup untuk memulai diagnosis. Tantangannya: menyusun peta gap, prioritas validasi, dan arah desain SOP.
Basis Data
SOP 2019, draft 2022, organogram, dan audit existing sudah tersedia.
Celah Aturan (Gap)
Aturan kerja yang tidak tertulis merupakan risiko, sehingga praktik aslinya harus divalidasi langsung ke lapangan.
Key Need
Validasi lapangan dan proses aktual operasional.
Fondasi dokumen sudah ada
Tidak mulai dari nol; dokumen existing menjadi basis revisi SOP.
Gap kontrol & governance
Approval matrix, batas otorisasi, dan workflow aktual belum utuh.
Perlu validasi praktik
FGD dibutuhkan untuk memvalidasi "work as done" vs "work as imagined".
Bagaimana Kita Dapatkan Data yang Kurang
Fokus menutup gap esensial: arah organisasi, alur aktual, pain point, dan governance keputusan.
Review OKR 5 thn
Sinkronisasi SOP dengan visi & arah organisasi.
Map process
Memahami alur bisnis dari hulu ke hilir.
Interview fungsi
Verifikasi HR, Finance, dan logistik.
FGD Site
Menangkap deviasi proses operasional site.
Lock input
Sepakati prioritas modul per SOP.
Fokus Penggalian
- Target organisasi 3-5 tahun.
- Rantai proses utama (pusat-site).
- Approval & decision rights.
Expected Output
- Proses map yang realistis.
- Daftar prioritas control gap.
- Kerangka final modul SOP.
Hal yang Perlu Didiskusikan
Empat topik krusial untuk memfokuskan definisi arah, alur, pain point, dan scope governance.
Objective / Visi 5 tahun
- Target tertinggi 3-5 tahun?
- Fungsi kritikal penopang target?
- Indikator di SOP?
Overall business process
- Alur bisnis perencanaan s/d delivery?
- Bottleneck lintas fungsi?
- Fokus pemetaan putaran pertama?
Pain point operasi
- Isu berulang di HR, keuangan, logistik?
- Dampak pada kualitas & kontrol?
- Proses yang bergantung figur tertentu?
Scope governance
- Relasi Yayasan–PT (aktif/masih pasif)?
- Approval line & pengambil keputusan?
- Level detail pada SOP?
Paket Dokumentasi SOP
SOP Induk
Prinsip, tata kelola, otorisasi, hierarki.
HRD
Rekrutmen, kontrak, disiplin, volunteer.
Keuangan
Budgeting, payment, reimbursement, audit trail.
Logistik
Procurement, inventory, pergerakan aset.
Governance
Escalation, decision rights, GEDSI.
Data Security
Akses, penyimpanan, kerahasiaan data.
Dokumen Pendukung
- Gap analysis / matrix perubahan.
- Compliance checklist & flowchart.
- Template form & approval matrix.
- Dokumen pengesahan final.
Apa yang Dilakukan Selanjutnya
Tindak lanjut
- Tetapkan PIC & jadwal interview fungsi.
- Tentukan perwakilan site untuk FGD.
- Mulai susun as-is map & isu prioritas.
Perdalam Diagnosis
Interview & FGD untuk uji hipotesis.
Mulai Drafting
Susun kerangka SOP usai validasi.
SOP yang Usable
Fokus kejelasan & praktik lapangan.